如何領導有效的團隊會議

有效的會議是一種有趣的、高能量的活動，團隊成員在其中共同做出决定或解决問題。不幸的是，我們參加的太多會議似乎恰恰相反。有些會議會讓每個人在精神和情感上都疲憊不堪，甚至有點沮喪。不同之處在於會議的計畫和運行作法。

最好的管理者明白這些活動的重要性，他們也明白“召開一次偉大的會議”需要計畫和深思熟慮的努力。以下是關於如何加强團隊會議的提示。

對會議持積極態度

作為一個領導者，這是一個管理者能做的最重要的事情來改進團隊會議。令人驚訝的是，有多少管理者自豪地宣稱他們不喜歡開會，但為了取得顯著的成果、解决問題、做出決策、提供資訊、激勵、合作和激勵，管理者需要與人合作。

這意味著偶爾把這些人聚在一個房間裏或電話會議上，和他們交談。管理不是關著門坐在辦公室裏發郵件。作為一個領導者，試著把會議看作是領導力的表現。這是領導力展示的時間。

記住，這是你的會議

不要將議程計畫委派給行政助理或其他團隊成員。作為領導，這是你的會議來計畫和運行。要使自己處於適當的心態，請問並回答以下問題：“在這次會議之後，我希望人們學到、取得或解决了什麼？”

總是準備議程

你所讀到的關於有效的工作場所會議的所有內容都包括關於製定議程的建議。計畫議程有助於集中精力並確定會議的優先主題。

在議程上徵求意見

儘管製定議程是經理的主要職責，但可以邀請團隊成員參與議程項目。開會前幾天打電話徵求意見。

讓會議進行有些變化

在會議作法上加一些變化。以下是一些可以為團隊會議增添情趣的方法：

· 邀請演講嘉賓

· 慶祝某事

· 開展“學習圓桌會議”-讓團隊成員輪流教彼此一些東西

· 開展團隊建設活動

· 變更地點（考慮在場外召開會議）

· 帶些有趣的食物進來

· 召開“單項議程”會議

· 讓團隊參與頭腦風暴

· 更換椅子或任何東西來打破單調

· 為自發的創造力和參與留出一些“空白”

不要在議程上塞滿太多的項目以至於你很難完成它。取而代之的是，在最後留出一些空間供自發討論。如果會議提前結束，那就讓大家早點走。每個人都喜歡有自由的時間。

使用團隊會議進行合作

與其只是分享資訊，不如試著解决問題或與團隊一起做出决定。是的，這很有挑戰性，而且可能很混亂，但這正是我們從會議中獲得最大價值的地方。

放輕鬆點

作為一個會議的領導者不是炫耀權力或濫用權力。懲罰在團隊面前遲到的人就是一個例子。保持幽默感和謙遜。

後續行動

跟踪行動項目，確保人們按照他們說的去做。在下一次會議上出現，發現一半的團隊沒有去做他們在上一次會議上承諾的事情，真是令人沮喪。會前跟進並追究個人對其承諾的責任。

做模範領導

團隊會議並不是放鬆警惕、與團隊合作的時候。讓你自己和你的團隊遵守最高的行為標準，這意味著不要開下流的玩笑，不要挑逗團隊成員，不要冷嘲熱諷，不要諷刺，不要抨擊其他部門或管理層。想想你想讓別人知道你是個什麼樣的領導，然後在每次會議上都出現，成為那個領導。

底線

一個與你的團隊會面和合作的機會是一件可怕的浪費。你必須製定紀律，規劃和領導人們重視的會議，並推動主動行動。

如何製定有效的會議議程

準備决定你是否能達到你想要的結果

會議議程是與會者希望在會議上完成的項目清單。議程應在會議前分發，至少提前24小時分發，以便與會者有機會為會議做準備。如有可能，最好在會議前幾天提出議程。

製定會議議程

首先，確定是否需要其他員工幫助您計畫會議。然後，决定你希望通過召開會議來完成什麼，並為你的會議製定可行的目標。你設定的目標將為有效的會議計畫建立框架。確保在會議的時間範圍內，你的計畫沒有超出可以合理實現的範圍。

從目標開始。你的會議目的將决定會議的焦點、會議議程和與會者。

然後，考慮每個議程項目需要多長時間。如果會議要持續一個小時，你有五個議程項目，這就給你一個大致的時間框架你正在工作。這並不意味著每一個議程項目都必須精確到12分鐘，但這五個項目加起來的平均時間顯然不能超過12分鐘。

要做的决定

在確定了你的總體目標之後，你或你的團隊需要做出某些决定。除了會議的目的或目標外，還應在議程中包括：

· 會議的日期、時間和地點

· 會議所需的與會者

· 討論項目

· 你預計小組需要討論每個項目的時間

· 會議準備工作。這將包括任何閱讀、檔案、數據、上次會議的會議記錄，或任何其他使您的實際會議成功的準備工作。向受邀與會者分發相關檔時，應將其附在會議通知和議程中。

確定參與者

一旦你决定一個會議是完成你的目標所必需的，你就需要製定一個參與者名單。不是每個員工都能或應該參加每一次會議，但邀請合適的與會者將提高你成功的可能性。通過問自己一些問題來確定參與者：

· 誰必須擁有集團開發的解決方案？

· 小組討論的流程由誰負責？

· 誰需要知道你正在分發的資訊？

· 誰能提供資料和事實來指導決策？

· 誰有經驗或專業知識與集團分享？

· 誰必須支持任何解決方案或任務的實施？

· 誰必須提供許可或資源來完成會議結果？

· 誰可能反對實施任何解決方案或方向？

定期會議

不是每個會議都需要定制的議程。大多數員工定期為其部門或工作組安排會議。你也有你參與的團隊和項目。

一個正在進行的項目可能不需要每次會議都有一個新開發的議程，但是通過對會議採用標準方法，您的團隊將得到很好的服務。

定期安排的員工會議分為三個部分，每個部分都有標準的議程項目：

· 資訊性項目：寫出所有會議的資訊性議程項目。例如，經理向小組彙報高級管理層會議的結果。

· 行動項目：將您希望小組在每次定期會議上審查的任何項目列入議程。例如，按時間段的預算執行，確定集團計畫實現的成本節約和持續改進。

· 前瞻性計畫：將小組想要提前計畫或準備的任何項目列入議程。例如，下個月的短期目標或在即將到來的任務中需要同事的幫助。

如果您在製定會議議程時遵循這些指導原則，您將提高會議更有效率的可能性。

包括什麼

定期會議的議程包括一些基本項目，有助於產生您希望的結果：

· 熱身和問候。根據小組會面的頻率，考慮一個簡短的“破冰者”。

· 審查會議的目的、議程、預期成果和產品。

· 審查、糾正（如有必要）並準予前一次會議的記錄。

· 提供團隊需要的適當部門和公司資訊。

· 審查行動項目、行動計畫和承諾的進展情况。回顧小組在目標方面的進展。

· 討論並决定本次會議的議程項目。

· 確定下一步。

· 確定下次會議的目的、結果和議程。

· 會議結束時，記錄員應審查會議期間人們作出的承諾。

· 確定非小組成員需要的任何幫助，並指派參與者進行聯系。

· 確定會議外的參與者需要知道什麼，並决定如何完成溝通。

· 在會議24小時內分發會議記錄。

當你同意參加網絡會議，卻不知道要談些什麼

對於一些網路會議，議程是顯而易見的：你的公司正在考慮一起做生意，或者你正在尋找一份工作，這個人可能會幫你找到一份工作。但許多專業人士發現，自己在網路會議上的目標更模糊。也許你的朋友認為你會和某人一見鍾情並介紹你，或者你在一次活動中短暫地遇見了那個人，他們隨後以不確定的理由跟進。在某些情况下，您會拒絕邀請。但如果這種聯系看起來很有希望，你可能會决定說“是”，然後看看它的走向。

這裡有四種方法可以確保你的網路會議是富有成效和意義的，即使議程是無定的。

首先，明確你接受會議的理由是很重要的。可能是幫個忙。比如說，一個朋友請你給他嫂子提供職業機會方面的建議。你可能有資訊目標（此人在你想瞭解更多的領域工作）、社會目標（你認為他們可能會成為一個有趣的朋友）或長期的商業目標（你有可能在某一天合作，但你不確定何時或如何合作）。結交朋友或更多地瞭解人工智慧本身並不是一個“議程”，但它可以幫助你記住為什麼你同意這個會議，並幫助你相應地引導談話。這將使會議感覺像是一場勝利，而不是浪費時間。

接下來，根據會議的類型和持續時間調整個人目標。如果你是在幫一個朋友的忙，花幾個小時和你的連絡人一對一地吃飯是非常重要的；打個電話就足够了。或者，如果你認為這個人可以成為一個私人朋友，你可以邀請他們參加一個更輕鬆的活動，在那裡你可以更好地瞭解他們。

“咖啡會”已經成為我們的職業默認，但它不一定是認識某人的唯一途徑。記住，根據你對這段關係的投資偏好，你可以根據時間和精力的不同，提出一系列的選擇，包括30分鐘的電話、60分鐘的電話、一個小型的集體聚會（如午餐或晚餐）、一個大型的集體活動。

會議期間，一定要問對問題。即使沒有正式的排程，根據你接受邀請的原因把對方拉出來也是很重要的。如果你是在幫某人的忙，讓他們帶頭，你可以簡單地問，“我怎麼能幫得上忙？”“

如果你有興趣向他們學習，並有一個資訊目標，讓你的好奇心和你的問題準備好。例如，如果你的新連絡人在航空公司工作，你可以問她：招聘流程是什麼樣的？你最感興趣的項目是什麼？為什麼？典型的一天是什麼樣的？人們如何被選為空中小姐？你認為航空公司的私營公司怎麼樣？人們喜歡被問及他們的專業領域，如果你的問題足够微妙，你幾乎可以保證一個有趣的遭遇。

如果你想把某人看作潜在的朋友或長期的商業夥伴，你的目標是更好地感受契合力和相容性。他們很容易交談嗎？你對這次談話感興趣嗎？你覺得他們值得信賴嗎？有能力嗎？因為你不打算匆忙進入正式的戀愛關係，所以你不必做任何倉促的决定；主要目標是開始評估過程，並决定將來是否願意花時間和他們在一起。

最後，太多的網路會議被浪費了，因為它們被視為一次性的。如果沒有後續行動，即使是和你有過深入會面的人也會很快被遺忘。如果你和某人見面純粹是為了幫你一個忙，你不必擔心這個，因為你的目標不是和他們建立關係，而是鞏固你和你共同朋友的關係。但對其他人來說，如果你喜歡他們的陪伴，那麼製定自己的後續計畫是很有用的。

連絡人管理系統，例如“連絡人”，可以幫助您保持組織，或者您可以通過行事曆提醒自己做到這一點。在會議期間，努力至少瞭解一件事，可以作為重新聯系的線索。例如，如果他們喜歡運動，也許你可以邀請他們將來參加你的比賽；如果他們想認識更多諮詢行業的人，你可以下一個迴圈一個月後，我們邀請你和一比特朋友一起共進午餐。這些深思熟慮的姿態，隨著時間的推移，將使即使是最脆弱的初步聯系堅持。

最好的人際關係網需要一個長期的方法；你可以做你自己，真正地瞭解別人，因為你並不專注於立即“推銷”。同意一個沒有正式議程的人際關係會議可能看起來是浪費時間，沒有多少投資回報。但通過使用上述方法，你可以創建自己的成功標準，並有可能發展改變生活和職業的關係。

項目委員會的角色

一個項目委員會可以用許多其他的名字，例如指導小組或指導委員會。如果你是一個專案經理，你會發現它可以提供管理支持來完成工作。

項目委員會成員

項目委員會由項目發起人擔任主席，通常包括許多其他高級利益相關者以及專案經理。這些人是有能力完成項目的關鍵人物。他們的工作是監督項目，並使其朝著正確的方向發展。

項目委員會在項目生命週期開始時設立，並在完成之前運作。它有四個關鍵角色。

1. 治理

項目委員會對項目團隊正在執行的工作負有監督責任。它確保在公司級和項目級遵守政策。

項目委員會成員對項目的成功交付負責。這一治理角色確保項目團隊以合乎道德的管道行事，並為公司所接受。

2. 指導項目發展方向

對於一個項目，經常會有一些超出專案經理職權範圍的决定。這個決定需要與一些利益相關者討論。問題將提交給項目委員會。

項目委員會在這裡的總體作用是通過為團隊提供適當的指導來保持項目的正常進行。它們有助於在項目開始時設定遠景，並在整個過程中保持項目的正常運行。

專案經理是提供所需資訊的關鍵人員。項目委員會的其他成員在那裡提供幫助和支持。

3. 做出決策

項目委員會主要是一個決策機構。他們的作用是通過解决阻礙項目進展的問題，幫助專案經理找到一條成功完成的明確路線，來保持項目的前進。

在整個項目中，專案經理可以向項目委員會提出建議。這可能包括要求它解决：

· 風險和潜在挑戰

· 資源問題，例如沒有合適的團隊成員

· 進度延誤

· 預算超支

項目委員會可接受專案經理的建議。或者它可能會提出一些其他的前進建議。項目委員會的價值在於其成員集體擁有全域。

4. 準予支出

項目委員會準予總預算。它通常不要求查看每一張發票，但它會監控持續的支出，以確保其保持正常。

當看起來是時候動用應急資金或管理儲備金時，專案經理會去項目委員會。項目委員會可以授權超支，並在合理的情况下獲得額外資金。

總的來說，項目委員會為項目團隊提供了一個基本的管理和指導功能。它的指導和建議有助於專案經理保持項目朝著正確的方向發展，如果出現任何問題，它完全可以介入並提供幫助。

幫助員工在工作中感覺到真實

人們希望自由成為他們工作中的真實自我。真實性有很多好處，其中之一就是它鼓勵道德行為。當人們覺得他們的職業責任與他們的個人價值觀一致時，他們更有可能以支持這些價值觀的作法行事（反之亦然）。管理者可以做幾件事來提高真實性。

1. 讓員工對他們的職責和執行作法有一定的控制權。創造工作可以幫助人們感覺到與自己的角色有更多的聯系。

2. 明確你公司的價值觀。不要僅僅把它們貼在牆上。在行動中分享它們的故事，並獎勵那些為它們樹立榜樣的員工。

3. 。組織中的每個人都應該清楚事情是如何完成的。而且不要試圖強迫真實性。有些人可能會覺得把自己的全部投入工作是不舒服的。逐個瞭解團隊的需求。

當嚴厲的回饋讓你措手不及時，如何應對？

我們在工作中都需要回饋來改進，但是當責備出乎意料地嚴厲時，你的第一本能可能是逃避和隱瞞。四個步驟可以幫助您保持現狀並以高效的作法做出反應：

1. 集中精神。深呼吸，注意你的感覺。悄悄地給你的情緒貼上標籤（“我感到受傷和羞愧”）可以幫助你在此刻與他們保持一定距離。

2. 理解。向其他人詢問他們所強調的行為的細節和示例。然後冷靜地傾聽，就好像對話是關於別人的。

3. 恢復。告訴那個人你需要反思，你會盡可能地做出回應。不要馬上同意或不同意你所聽到的。花些時間來處理和評估它。

4. 參與。考慮回饋，包括回饋的有效性。即使是嚴厲的責備通常也有一個覈心的真理，所以尋找它。然後，如果必要的話，再和那個人談談，分享你的想法。

為新員工創造積極入職體驗的步驟

在人才管理的世界中，新員工定位和主流化流程被稱為“員工入職”。記住，你永遠不會有第二次機會給人留下第一印象，你的企業應絕對確保新員工感到受歡迎、受重視和公關。為你的新員工入職培訓或入職過程中的未來做準備。

以下四個關鍵點將幫助您使您的新團隊成員步入正軌，達到最快速度並“加入團隊”，以便他們能够儘快為您的成功做出貢獻。

熟悉公司同事.

讓新員工熟悉公司的同事，並有助於避免尷尬的情况，例如新員工向陌生人尋求影印機的幫助，後來才發現他是首席財務官。

在公司內部網上有照片、姓名和標題的“誰是誰”區域可以做到這一點。離線時，一個簡單的公告板，上面有員工的照片、姓名和職位，就能完成這項工作。

讓新員工入職培訓變得簡單有趣

員工入職時間可能非常複雜和不確定。從員工的角度考慮這些體驗，然後努力使其變得有趣、有趣、令人興奮、無痛並且盡可能簡單。如果你這樣做了，你會讓你的新團隊成員感到有價值、有需求、有興趣和興奮，產生積極的情緒，你可以使新員工想做偉大的工作，並為你的組織帶來巨大的價值。

一個簡單的解決方案是將新員工入職時間表、資料、福利表和有關公司的廣泛常見問題解答張貼在內部網上，新員工在第一天上班前可以通過歡迎電子郵件中的連結訪問。通過提前提供一些資訊，您消除了新員工焦慮的共同來源，並為他們提供了一個更好的開始的機會。

不要讓新員工學習“硬方法”

每個工作場所都有自己的規章制度、福利、獎金、細微差別和傳統。不要讓你的新員工以艱難的作法學習這些東西。

每家公司都提供各種福利和津貼。如果你能確保你的新員工從一開始就瞭解他們，他們會顯得更有價值。為新員工提供一種簡單的方法來準確跟踪他們有資格獲得什麼，以及他們如何利用這些福利。它適用於社會功能和福利套餐。

同樣，在方便的地方以書面形式張貼政策和計劃。在新員工入職培訓中，口頭提及很容易讓人聞所未聞，尤其是在新員工入職的第一天。同樣，一堆文件和提醒很容易在混亂中遺失。在資訊共用方面，定期更新並始終可訪問的線上資源是最佳實踐。

將新員工定位為個人

不要把第一天的工作都放在文書工作上。相反，優先考慮與關鍵同事的人際關係。考慮為每一個新員工指派受歡迎的導師，這樣他們就可以立即瞭解組織的個性。這第一印象將對員工的體驗產生巨大的影響，所以要使之成為一個好印象。

當然，一些文書工作必須在開始日期或之前處理。記住，當你的新員工回家告訴他的家人他第一天的工作，他寧願有更令人興奮的事情報告其他而不是“我填寫了30多張表格”。

當涉及到文件時，請提前或在第一天儘快將關鍵文件歸檔。對於其他一切，創建一個線上中心，新員工可以在那裡找到他們需要的資料。一旦他們完成了新的工作，就發送一封提醒郵件，提醒他們某些資料可以線上獲取，並鼓勵他們經常訪問內部網獲取資訊。

當談到在貴公司招聘新人才時，互聯網是您工具箱中最强大的工具。基於網絡的員工入職系統將使您標準化、簡化、跟踪和協調流程的每一步，同時讓您的公司最新員工感到受到重視和支持。

快樂的員工是更有生產力的員工。所以，如果你想用最先進的人才管理策略來推動最終結果，現在是時候開始實施了。

如何處理一個消極的同事

有些人表現出消極。他們不喜歡自己的工作，也不喜歡自己的公司。他們的老闆總是笨蛋，他們總是受到不公平的對待。公司一直在走下坡路，客戶一文不值。

每個組織都有一些消極的內向的人，你可以通過避免他們來最好地解决他們對你的影響。你沒有理由和消極的人混在一起，事實上他們的消極情緒是會傳染的。

和消極的人呆在一起，你也會變得消極。為什麼去那裡？你的事業和工作應該帶給你快樂而不是悲傷和消極。

另一方面，通常積極的人也會表現消極。有時，他們的消極理由也是合理的。你會對這些偶爾消極的人採取完全不同的策略。

以下作法提供了關於如何處理這兩種負面人物的建議。你需要以不同的管道對待他們，有時，你可能需要幫助解决他們對你和你的工作場所的影響。

與偶爾消極的人打交道的技巧

你可以用這些作法來對付偶爾消極的人。

• 傾聽員工或同事的抱怨，直到你確定他們認知他們的抱怨被聽到。有時人們會一遍又一遍地重複消極情緒，因為他們覺得你沒有認真聽過。提問。澄清他們的陳述。確保你積極傾聽。
• 决定你是否認為員工或同事有其消極性的正當理由。如果你做出肯定的决定，詢問他們是否願意你的幫助來解决問題。如果他們尋求幫助，提供建議或想法，告訴同事如何解决他們消極的原因。
• 提出短期建議，指出一個人的積極是受歡迎的。但是，你的職責不是提供治療或諮詢。你的職責也不是提供全面的職業建議或長期建議。向同事推薦有用的書籍、研討會或人力資源部來解决他們的問題。當建議同事時，要知道自己的局限性。有時候，同事只是想對一個友好的、傾聽的人抱怨，他們不希望你的建議或幫助來解决這種情況。但要設定限制，這樣同事就不會過分以為你歡迎他的抱怨。
• 長期抱怨會消耗你的精力和積極的前景。不要讓這種情況發生。走開。告訴同事你更喜歡積極的話題。告訴同事，他們的抱怨會影響你對工作和工作的感受，而且不會對你產生好的影響。
• 優雅地退出其他對話。同事會試圖吸引你的同情心，但如果你認為消極性是沒有根據的，不要花時間去傾聽或幫助同事處理負面情緒。

你不要鼓勵長期和不斷增長的負面情緒，以及潜在的行為。你會把自己設定成一個消極的磁鐵。持續的負面互動最終會滲透到你與工作場所的互動中。你也可能成為一個消極的人。

與經常消極的人打交道的技巧

與真正消極的人打交道，儘量少花時間與他們相處。正如你對那些你認為沒有根據或沒有根據的同事設定限制，你需要對真正消極的人設定限制。

他們長期消極的原因不是你關心的。每個消極的人都有自己的故事。不要通過聽故事或回顧歷史和背景來影響你的積極看法，因為這些抱怨可能導致消極情緒。你會强化消極；消極是一種選擇。

消極情緒的傳播者需要一份新的工作，一個新的公司，一個新的職業，一個新的前景，一個新的生活或諮詢。他們不需要你幫助他們沉溺於自私自利的絕望之中。不要去那裡，這對你、對他們或你所服務的組織都不好。

以這些作法與永遠消極的人打交道。

避免與消極的同事共度時光。出於所列舉的所有原因，您希望限制與他們共度的時間。

• 如果你被迫通過在公司中的角色與一個消極的人合作，設定限制。不要讓自己陷入消極的討論中。告訴消極的同事，你更願意積極地考慮你的工作。避免為消極情緒提供同情的聽眾。
• 建議消極的人向人力資源部或其經理尋求幫助。試著引導這個人朝著獲得消極幫助的方向前進。
• 持續的消極影響同事的工作和環境是一種可能需要紀律處分直至和包括解雇的工作行為。
• 如果你公司員工的消極情緒持續存在，那麼如果保證消極情緒的問題沒有得到解决，並且消極情緒影響你專業工作的能力，那麼你可能需要考慮轉換工作。你當前的文化不支持你想要的工作環境。而且，如果沒有人在努力改善一種消極的工作文化，不要期望這種文化很快就會改變。繼續前進。

經理們，別那麼令人害怕

如果你是經理，你的員工很可能會因為你的職位而被你嚇到。不管你有多友善。當人們受到威脅時，他們就不太可能提出想法或指出問題。記住你的頭銜是如何影響別人對你的看法的。

例如，如果你問一個關於一個項目的棘手問題，一個高級同事可能會聽到一個有用的責備，而一個低級員工可能只是聽到責備。

你還應該考慮同事如何看待你的面部表情和身體語言。有沒有可能，比如說，有些員工認為你若有所思的皺眉是憤怒的皺眉？向一位值得信賴的同事徵求關於任何可能令人不快的肢體語言的回饋意見。

你也可以試著面對你的抽搐：“我知道我在思考的時候會皺眉頭，但這並不意味著我不高興。”並且要注意你對評論和問題的反應。

如果你在受到挑戰時做出消極的反應，人們將來就不太可能大聲說話了。

鼓勵遠程員工有時到辦公室工作，來克服孤獨感

許多人喜歡靈活的遠程工作帶來的便利，但日復一日地坐在廚房餐桌旁會感到孤獨。為了幫助您的員工感覺到彼此之間的聯系，請考慮每週設立一個“辦公室”日，鼓勵遠程員工加入。

無論他們是參加會議，還是只是和同事一起吃午飯，每週接觸一次都能讓他們感覺更投入。對於不能定期來的遠程工作人員，每月或每季度的訪問可以在很大程度上維持與同事的關係。

當然，他們的訪問會帶來差旅成本，但對團隊的好處可能會超過他們。

管理者也必須警惕任何可能讓遠程工作者感到被排斥和進一步孤立的耻辱。確保每個人都知道在家工作是一種公認的商業慣例，而不是令人不快的事情。