即使在遠程工作，也要能有效合作

現在，當團隊中的一些人或全部人在遠程工作時，合作尤其困難。但是你可以採取一些措施來確保你的團隊在實現團隊目標方面有效地向前邁進。你可能會想留出一個特定的時間來做這件事，但你不想增加人們已經過於擁擠的排程。

利用現有會議進行頭腦風暴、設定願景、協調角色或進行其他創造性和戰略性討論。提前製定議程，並指派專人協助會議，使團隊保持在正軌上，專注於決策。

另外，請記住，並非所有的溝通都需要在會議中進行。如果可以，使用可以由多人非同步更新和跟踪的共享文件，並為團隊設定明確的審閱截止日期。你也可以鼓勵人們幾乎“並肩”工作來推進一個共享項目。他們可能會打一個視頻電話一起工作，這樣他們就可以很容易地停下來問問題或請求回馈。遠距離合作是很困難的，但這是有可能的，有意向和專注。

會議領導的角色和責任

會議負責人是負責計畫、組織、管理會議細節並邀請與會者參加會議的員工。他是負責實際會議進度的員工。他們在會前、會中、會後都會採取具體行動，以確保會議順利實現目標。

什麼是會議主持人？

會議成功與否是關鍵。在某些會議中，領導者已經是部門首長、團隊領導或高級管理層指定的負責領導一項計畫的人。這些員工之所以被選為領導角色，是因為他們認為自己具有管理者或領導者的技能。

其他時候，員工可能會自然而然地成為領導者。這些領導者是其他員工尊敬和尊敬的員工。在其他情况下，團隊可能會决定在所有成員中輪流擔任領導角色。這使得所有團隊成員能够繼續發展他們作為會議領導者的技能，以及在創建成功會議方面的技能。

會議負責人職責

以下是會議主持人的一些關鍵職責。

· 會議領導確定會議必須完成的目標、任務或目的。這通常是一項任務或領導工作描述的一部分。

· 會議負責人决定會議是否是實現目標或達到預期結果的最佳可能方法。

· 會議負責人决定誰需要幫助計畫會議。

· 會議主持人决定會議議程。

· 會議負責人使用共享的組織行事曆確定最常用的日期、時間和地點。

· 會議負責人將會議準備工作（如閱讀、財務資訊、歷史記錄、相關團隊會議記錄等）放在一起。

· 會議負責人邀請與會者，分配任務和準備工作，盡可能多地留出時間，以便與會者為會議做好準備。

· 會議負責人確保會議有記錄員，記錄會議行程和任何承諾、行動項目或决定。必要時，她還指定一名計時員，以便有秩序地舉行會議。

· 會議主持人可以使用頭腦風暴破，並創造一個環境，使與會者能够輕鬆地相互溝通、交流想法和資訊。

· 會議負責人提前到達，通過保持會議的正常進行並讓所有與會者參與，從而使每個人都覺得他們的出席對會議至關重要。這樣可以確保他們參加下次會議

· 會議主持人為公司會議增添趣味，使與會者不會感到無聊和無聊。無論是使用破冰，幽默，還是有趣的例子，任何會議都不應該在沒有笑聲的情况下結束。

· 會議負責人確保分配和處理下一步步驟和行動項目。

· 會議負責人彙報會議情况並計畫下一次會議的議程。

· 會議負責人在會議間隙與與會者進行跟進，以確保行動項目按計畫進行，並在志願者遇到問題時提供幫助和/或資源。

其他領導角色

會議負責人承擔這些責任，但也有與溝通、報告和隊友表現有關的角色。

跨職能團隊或會議的每個成員都有義務向其部門或職能部門通報會議或正在進行的團隊的活動和進度。他們也有責任尋求不在團隊或會議中的同事的意見。不是每個員工都能參加每次會議。

如果會議參與者在會議中表現不佳，那麼領導有責任在會議期間通過有效的會議領導技巧和會議外的有效指導來糾正行為。如果一個與會者以自己的觀點壟斷了會議，或者責備了其他成員的意見，那麼就必須在個人破壞會議成功之前予以糾正。

底線

一個有效的會議領導並不能保證一個項目或團隊的成功，但他是項目、部門、會議或團隊成功的關鍵因素。

領導有效的團隊會議

有效的會議是一種有趣的、高能量的活動，在這裡團隊成員一起做出决定或解决問題。不幸的是，我們參加的許多會議似乎恰恰相反。最糟糕的會議會讓時間變得緩慢，讓每個人在精神和情感上都筋疲力盡，甚至還有點沮喪。不同之處在於會議的計畫和運行作法。

最優秀的管理者明白這些活動的重要性，他們也明白召開一次偉大的會議需要計畫和深思熟慮的努力。本文提供了幾個建議，幫助您利用與團隊的寶貴合作時間。以下是關於如何加强團隊會議的建議。

1. 對會議有積極的態度

作為一個領導者，管理者能够做的最重要的事情就是改進團隊會議。令人驚訝的是，有這麼多管理者自豪地宣稱他們不喜歡開會，但是為了取得顯著的成果、解决問題、做出決策、通知、激勵、合作和激勵，管理者需要與人合作。

這意味著偶爾讓這些人聚在一個房間裏或者在電話會議上和他們交談。管理不是關著門坐在辦公室裏發郵件。作為一個領導者，試著把會議看作是領導力的體現。現在是領導力展示的時間。

2. 記住，會議由你負責

不要將議程計畫委託給行政助理或其他團隊成員。作為領導者，這是你的會議計畫和運行。為了讓自己有一個正確的心態，問並回答以下問題：“在這次會議之後，我希望人們學到什麼，取得了什麼成果，或者解决了什麼問題？” 

3. 總是準備一個議程

你所讀到的關於有效的工作場所會議的所有資訊都包括關於準備議程的建議。然而，我們都出席了一個沒有議程的會議。計畫議程有助於集中精力並確定會議的優先議題。

4. 在議程上徵求意見

儘管製定議程是經理的主要職責，但可以邀請團隊成員為議程項目作出貢獻。開會前幾天打電話徵求意見。

5. 調味

在格式上增加一些變化。以下是一些可以為團隊會議增添趣味的方法：

· 邀請嘉賓演講

· 慶祝一下

· 讓團隊成員輪流教授其他內容

· 開展團隊建設活動

· 變更地點（考慮將會議帶離現場）

· 帶些有趣的食物

· 召開“單一項目議程”會議

· 讓團隊參與頭腦風暴

6. 留出一些空間自發的創造力和參與

不要在議程上塞滿太多的項目，以至於你很難完成它。取而代之的是，在結尾處留出一些空間進行自發的討論。如果會議提前結束，那就讓大家早點走。每個人都很珍惜有空的時間。

7. 利用團隊會議進行合作

與其只是分享資訊，不如試著解决一個問題或與團隊一起做出决定。是的，這很有挑戰性，也可能很混亂，但這是我們從會議中獲得最大價值的地方。

8. 放輕鬆點

作為會議的領導者不是炫耀權力或濫用權力。比如說，在這個團隊中，有人遲到就是一個例子。保持幽默感和謙遜。

9. 跟進

跟踪人們說的話和要做的事情。在下一次會議上出現，卻發現有一半的團隊沒有按照上次會議上承諾的去做，這讓人沮喪。會前跟進，並要求個人對自己的承諾負責。

10. 做榜樣

團隊會議不是放鬆警惕和團隊合作的時候。讓你自己和你的團隊遵守最高的行為標準，這意味著不要開下流的玩笑，不要挑逗團隊成員，不要冷嘲熱諷，不要抨擊其他部門或管理層。想一想你想被人所熟知的善良的領導者，然後在每一次會議上都是這樣的領導者。

底線

一個與你的團隊見面和共事的機會是一件很可怕的事情。你必須培養一種紀律來計畫和領導人們重視的會議，並推動計畫向前推進。

什麼是會議記錄？誰在會議室記錄?

會議記錄是書面或記錄的文件，用於通知與會者和非與會者會議期間討論的內容或發生的事情。會議記錄或筆記通常由指定的會議記錄員在會議過程中記錄，以便準確記錄會議期間發生的事情。

會議記錄通常包括：

· 參與者姓名

· 涵蓋的議程項目

· 參與者做出的决定

· 參與者承諾的後續行動

· 完成承諾的到期日

· 任何其他值得記錄以備將來審查或歷史的事件或討論

會議記錄作為歷史文件

作為歷史性文件，會議記錄對於記錄導致決策的關鍵想法或討論要點非常有用。例如，有效的會議記錄可以指定團隊討論的五種備選方案，以及選擇其中一種方案的關鍵原因。

典型商務會議的會議記錄不需要詳細記錄每一次討論或陳述誰說了什麼。當然，對於其他類型的會議，如庭審和正在討論法律訴訟的情况，這一規則是不同的。這些類型的會議確實需要準確記錄談話和發言。但是，除非人力資源部正在討論一場訴訟，否則典型的工作場所會議不會記錄每一件事。

 何時以及如何共享會議記錄

理想的情况是，會議記錄在電子設備上，例如筆記型電腦或iPad，在快速檢查拼寫、語法和清晰度之後，在會議結束時以電子管道分發給與會者。這樣，參與者可以立即通知他們的承諾和截止日期，並可以提出問題或尋求澄清。如果由於記錄者想要抄寫會議記錄或檢查其錯誤而無法做到這一點，他應在會議結束後的24小時內分發。

會議記錄還可以提醒團隊成員在會議期間所做的承諾，並幫助與會者將這些事項轉移到他們的行事曆和每日任務清單中

記錄員應在下次會議開始時檢查上一次會議的記錄，以便人們檢查其準確性和下一步行動。

組織如何處理會議記錄

對於會議的成功至關重要，會議記錄為與會者和未能出席會議的員工提供了會議記錄。如果沒有完整的會議記錄，會議成功的前景就會降低，因為總的來說，人們無法同時吸收和保留大量的資訊。

記錄會議記錄的員工通常是團隊成員，並在參加會議時做筆記。在涉及法律或政府相關辦法的會議或公司董事會會議中，未參加會議的個人會記錄正式會議記錄，並經常記錄會議過程。

為了準確地記錄關鍵資訊，會議記錄員必須能够洞悉細節並保持專注。該員工還必須有效地進行多工處理，以便能够在記錄會議記錄的同時參與會議。

在某些組織中，每次會議都由同一名員工記錄。或者責任可能會從一個員工轉移到另一個員工。記錄員的角色可以培養有效的領導能力和溝通能力，是一份令人垂涎的工作。

會議記錄要求

記錄儀的要求包括：

· 準確記錄會議上作出的决定、承諾和主要討論要點

· 記錄會議成員承諾的行動項目和截止日期（行動項目附有名稱，但會議記錄沒有說明誰在非正式的工作場所會議上說了什麼）

· 在會議結束時審查主要决定和任務或自願承諾和行動項目，以便與會者在離開之前達成一致意見

· 具有團隊合作精神和靈活性，因為與會者可以在會議記錄中添加或糾正他們不同意的任何內容

· 在會議結束後24小時內方便地分發會議記錄副本

通過頭腦風暴產生有效想法的步驟

頭腦風暴是一種科技，可以自由地提出特定問題或情况的想法，其思想是在所有的想法都提出之前，什麼都不應該被拒絕。

雖然頭腦風暴通常是在小組中進行的，但一個人當然可以通過寫下自己的想法來獨自舉行頭腦風暴會議。

做頭腦風暴的規則：

· 歡迎所有想法，不做批評。

· 想法越多越好。

· 當想法被分享時，人們會相互借鑒。

· 鼓勵瘋狂和不可能的想法。

會議中的頭腦風暴是如何發揮作用的？

有許多不同的方法來進行頭腦風暴會議，但這裡有七個基本原則。

1. 為會議做準備

你需要一個有地方做筆記的會議室。你可以使用掛圖、白板、可以投射到荧幕上的電腦，或者任何適合你的小組的東西。

指派一個人在黑板上寫字。關鍵的天賦考慮是筆跡，而不是水准。管理員做筆記是可以的，但是副總裁也可以擔任記錄員的角色。

2. 把你的小組聚在一起

參與者之間的互動是頭腦風暴的關鍵部分。在視訊會議上這樣做是有可能的，但如果可能的話，讓每個人都在同一個房間裏會有幫助。

把問題說清楚。頭腦風暴的目的是解决一個具體的問題。一個好的方法是把問題寫在最上面。“如何讓每個人都能專注於公司的會議”或“如何讓每個人都能專注於會議地點”的活動中。

3. 提供必要的背景資訊

理想情况下，你應該在會議前提供必要的資訊，但有時你需要在會議期間提供。

例如，如果你的問題是“如何確保員工總是打卡下班”，你就需要解釋為什麼這是一個問題，哪些團隊忘記了打卡上班/下班，這會帶來什麼後果，等等。

沒有這些資訊，參與者可能無法理解頭腦風暴會議的真正需要，這將降低一個好的會議和可行的解決方案的可能性。

在頭腦風暴中沒有壞主意。雖然小組當然會產生一些壞主意，但是小組成員被要求在頭腦風暴會議結束之前不要提出責備。記筆記的人應該寫下任何被拋出的想法，不加評論或批評。其他小組成員也應注意不要發表負面評論。

4. 設定時間限制

一個好的頭腦風暴不會永遠持續。根據問題的不同，10分鐘甚至5分鐘可以提供足够的時間。但不管其他的療程能持續多久。最後的時間緊迫可能會激發靈感。

回顧你的想法清單。一旦頭腦風暴會議結束，小組可以討論清單並選出最有希望的想法。即使你在這個階段拒絕了想法，也要注意不要對被拒絕的想法過於挑剔。

為什麼？你希望你的團隊成員下次願意和大家分享他們的想法。當你有了最有希望的想法的清單時，你就可以開始做研究來决定要實施哪一個。

頭腦風暴是找到創造性解決方案的最佳工具嗎？

有人這麼認為，但也有人認為快速的清單創建不允許真正偉大的想法。如果你選擇用頭腦風暴作為一種想法產生的技巧，你就不必局限於那次會議的想法。如果明天有更好的事情發生，就不會有難受的感覺。

在虛擬會議中創造心理安全

當人們覺得他們可以提出問題、關注點和想法而不必擔心後果時，團隊會做得最好。但這種心理安全感在虛擬會議中很難創造，因為在虛擬會議中，發現非言語的社交暗示可能很困難，而且干擾無處不在。

好消息是，視訊會議提供了一些簡單但有效的工具來提供幫助。你的軟件可能有一個投票功能，可以讓團隊中的每個人都有機會發表意見。你甚至可以讓這些民意調查匿名，以幫助人們表達他們的感受和意見，而不必擔心被挑出來。

同樣，鼓勵你的團隊使用聊天功能，如果他們更願意以非語言的作法進行貢獻。想想是否每次會議都需要視訊會議。一個經典的電話會議可以讓人們更好地傾聽，讓人感覺不那麼自覺。但如果你只選擇音訊，一定不要把沉默理解為同意。

接著對會議進行總結，以確保每個人都站在同一框架上，並單獨與那些似乎不參與或不願意發表意見的人聯系。

進行富有成效的遠程頭腦風暴

在疫情時代，我們中的許多人不再在一起工作，但我們仍然需要合作產生想法。幸運的是，你仍然可以領導一個富有成效的遠程頭腦風暴會議。

首先，邀請不同的貢獻者。因為你是遠程工作，你不必限制參與者的地理位置。確定你想要的角色和專業知識，然後邀請符合這些描述的人。

在頭腦風暴開始之前，確保你清楚地傳達出小組試圖解决的具體問題。當您在遠程環境中工作時，這一步尤其重要，在這種環境中，通信更容易中斷。

最後，構建一個可以隨著時間發展的過程。事實上，高效的頭腦風暴並不要求每個人同時線上：如果人們獨立工作，他們可能會產生更好、更清晰的想法。因此，創建一個共享文件，參與者可以在其中添加他們的想法，然後要求他們在流程結束時共同完成最有希望的想法。遵循這些簡單的步驟可以使遠程工作環境成為一種優勢，而不是障礙。

進行頭腦風暴時，做靜默思考

研究表明，在頭腦風暴中保持沉默有助於團隊產生更多、更高質量的想法。無聲的頭腦風暴在遠程會議中特別有用。那麼在實際操作中是什麼樣子的呢？

首先，從會議邀請開始，確保每個人都理解頭腦風暴會議的目標。然後，在會議開始時，分享一份工作文件，其中包含需要回答的關鍵問題。鼓勵所有參與者在10到20分鐘內不發言的情况下對文件進行投稿。在這段時間裏，與會者可以在文件中積極地思考和回應對方。領導者也可以參與，提供指導，並要求與會者在形成具體想法時詳細說明。

一旦頭腦風暴的靜默階段完成，如果你的小組相對較小，你就可以開始討論。如果團隊人數眾多，您可以結束會議，審閱檔案，然後發送電子郵件，分享結論和下一步行動。或者，你可以考慮發送一個快速的調查，讓參與者對前進的選擇做出反應或投票。

使虛擬會議更具互動性

雖然您可能不在同一個房間，但您的虛擬會議仍然可以進行互動。一個很大的優勢是，虛擬環境可以降低參與的門檻，因此你有機會從通常不會當面發言的人那裡收集想法和見解。您可以使用投票功能作為討論的熱身活動，並儘早吸引人們。

您還可以鼓勵與會者使用聊天功能，以便他們可以實时發表評論。邀請他們參加討論，而不僅僅是對他們講話。

如果您選擇的平臺提供虛擬的聊天室，請充分利用它們。你可以把人們分成幾個小組討論他們的想法。如果你願意，你可以自己加入這些房間，就像你在現場會議期間在房間裏漫遊一樣。

最後，當你準備好了，你可以通過點擊滑鼠把所有人帶回到更大的組。你可以利用這些工具來重現面對面會議的活力，所以要充分利用它們。

在虛擬會議中產生影響

視訊會議不僅僅是視訊會議，它是一種全新的體驗，需要我們調整自己的觀點、習慣和策略。以下是一些適應新規範的方法。

首先，每個演講教練都會告訴你，直接的眼神交流有助於强化你的觀點。在視訊會議中，這意味著要看攝像機，而不是荧幕上同事的臉。當然，在整個會議中，尤其是在其他人談話時，把注意力集中在相機上是很有挑戰性的，但是你練習得越多，即使是在很短的時間內，你也會變得越舒服。

下一步，用比平時稍大的聲音，因為除了能聽到的聲音外，强烈的聲音還傳達權威、信譽和信心。也要注意你的背景。淩亂的房間讓你看起來雜亂無章，所以找一個背景簡單專業的地方。注意了。如果你看起來心煩意亂的話，你的職業聲譽會受到影響。

關閉電子郵件，關閉手機上的通知。。。別忘了你在鏡頭前。

圍繞問題設計會議議程

一個好的議程是任何成功會議的第一步。如果你想最大限度地利用每個人的時間，把你的要點轉化為問題，從而達到你想要的結果。

例如，不要像“預算問題”這樣籠統的話題，而是嘗試一個具體的問題，比如“我們將如何在財政年度結束前减少100萬美元的支出”？或者將“策略規劃”等項目替換為“我們需要意識到的主要市場威脅是什麼，它如何影響我們，我們可以做些什麼來預測？”？

在會議前準備這些問題將使你更容易確定誰應該出席會議以及你真正需要多少時間。最終，基於問題的議程方法可以為會議帶來焦點、參與度和更好的績效。如果你想不出要問的問題，也許你根本不需要那個會議！

你的遠程會議不必感到遠程

虛擬會議通常會讓人感覺不受人情味、尷尬和孤立，但也有辦法讓他們感覺更親密。

首先，如果你是主持人，提前一點到達視訊會議，這樣你就可以在人們出現在你的熒幕上時向他們打招呼，並進行一些友好的閒聊。

鼓勵與會者打開他們的視頻-讓他們提前知道，如果這是一個要求，使他們有時間準備（或看起來體面）。使用人們的名字並邀請他們參與，如果他們覺得這樣做很舒服的話。通過直視鏡頭與參與者進行“眼神交流”來創造溫暖。並且確保相機的角度是一個舒適的水准，讓別人看到你。

記住微笑，偶爾插入一個笑聲，並傳達一個友好，迷人的語氣。

一開始可能會覺得尷尬，但不一定要覺得虛偽。你創造了一個吸引人的氛圍，幫助人們在一段艱難的時間裏感受到當下和相互聯系。

你的虛擬會議有包容性嗎？

隨著我們中越來越多的人通過電話或視訊會議與同事見面，重要的是每個人都能感受到彼此之間的聯系和包容。

如果你要領導一個會議，首先要製定基本規則。要求每個人關掉手機上的通知，抵制多工的誘惑。

與其直接討論你的議程項目，不如在會議開始的5到7分鐘內與人們進行交流。問所有人，“你們都好嗎？確保每個人都有機會回答。從誰是新來的，誰是最年輕的，誰是通常說得最少的人開始。

你也應該敞開心扉，這樣你就可以為自己的行為建立模範。

當你結束會議時，用電子郵件或即時消息跟進，以確保人們聽到了你的聲音，並確保他們對會議結果滿意。你應該通過各種媒體有多個接觸點來繼續對話。

當你在遠程工作時，信任更為重要

突然發現自己在管理一個完全偏遠的團隊的首長們可能想知道如何從遠處衡量員工的生產力和工作質量。關鍵是信任。

你可能看不到人們在做什麼，但是你仍然可以給他們提供他們需要的資訊，給他們分配任務，像往常一樣檢查他們。因為你不能以同樣的作法監控過程，你的評估必須以結果為基礎。當然，沒有理由相信，在這種新環境下，人們不會做他們被指派的工作。

遠程工作已經存在很長一段時間了，今天我們有科技不僅可以完成自己的工作，還可以成功地合作。所以作為一名經理，你的主要工作就是聽從海明威的建議：“發現你是否能信任某人的最好方法就是信任他們。”

如何鼓勵虛擬會議期間的參與

當每個人都在同一個房間時，很難讓人們在會議中引起注意，更不用說他們都是在家裡打電話來的。如何讓人們真正參與虛擬會議？關鍵是為與會者創造有組織的參與機會。

在開始的60秒內做點什麼，幫助參與者體驗你希望他們解决的問題。例如，你可以分享一些統計資料或軼事，使這個話題戲劇化。

然後把人分成兩到三組，給他們一個非常有限的時間來完成一個高度結構化和簡短的任務。一定要給他們一個溝通的媒介，就像一個鬆懈的通路。

如果你在一個虛擬會議平臺上，允許分組討論，那麼就要充分利用它們。然後讓小組彙報。如果不給小組另一個需要解决的問題，不要超過5到10分鐘。關鍵是設定並維持對有意義參與的期望。否則，你的參與者將退居到觀察者的角色，你將不得不付出額外的努力讓他們回來。