如何製定有效的會議議程

準備决定你是否能達到你想要的結果

會議議程是與會者希望在會議上完成的項目清單。議程應在會議前分發，至少提前24小時分發，以便與會者有機會為會議做準備。如有可能，最好在會議前幾天提出議程。

製定會議議程

首先，確定是否需要其他員工幫助您計畫會議。然後，决定你希望通過召開會議來完成什麼，並為你的會議製定可行的目標。你設定的目標將為有效的會議計畫建立框架。確保在會議的時間範圍內，你的計畫沒有超出可以合理實現的範圍。

從目標開始。你的會議目的將决定會議的焦點、會議議程和與會者。

然後，考慮每個議程項目需要多長時間。如果會議要持續一個小時，你有五個議程項目，這就給你一個大致的時間框架你正在工作。這並不意味著每一個議程項目都必須精確到12分鐘，但這五個項目加起來的平均時間顯然不能超過12分鐘。

要做的决定

在確定了你的總體目標之後，你或你的團隊需要做出某些决定。除了會議的目的或目標外，還應在議程中包括：

· 會議的日期、時間和地點

· 會議所需的與會者

· 討論項目

· 你預計小組需要討論每個項目的時間

· 會議準備工作。這將包括任何閱讀、檔案、數據、上次會議的會議記錄，或任何其他使您的實際會議成功的準備工作。向受邀與會者分發相關檔時，應將其附在會議通知和議程中。

確定參與者

一旦你决定一個會議是完成你的目標所必需的，你就需要製定一個參與者名單。不是每個員工都能或應該參加每一次會議，但邀請合適的與會者將提高你成功的可能性。通過問自己一些問題來確定參與者：

· 誰必須擁有集團開發的解決方案？

· 小組討論的流程由誰負責？

· 誰需要知道你正在分發的資訊？

· 誰能提供資料和事實來指導決策？

· 誰有經驗或專業知識與集團分享？

· 誰必須支持任何解決方案或任務的實施？

· 誰必須提供許可或資源來完成會議結果？

· 誰可能反對實施任何解決方案或方向？

定期會議

不是每個會議都需要定制的議程。大多數員工定期為其部門或工作組安排會議。你也有你參與的團隊和項目。

一個正在進行的項目可能不需要每次會議都有一個新開發的議程，但是通過對會議採用標準方法，您的團隊將得到很好的服務。

定期安排的員工會議分為三個部分，每個部分都有標準的議程項目：

· 資訊性項目：寫出所有會議的資訊性議程項目。例如，經理向小組彙報高級管理層會議的結果。

· 行動項目：將您希望小組在每次定期會議上審查的任何項目列入議程。例如，按時間段的預算執行，確定集團計畫實現的成本節約和持續改進。

· 前瞻性計畫：將小組想要提前計畫或準備的任何項目列入議程。例如，下個月的短期目標或在即將到來的任務中需要同事的幫助。

如果您在製定會議議程時遵循這些指導原則，您將提高會議更有效率的可能性。

包括什麼

定期會議的議程包括一些基本項目，有助於產生您希望的結果：

· 熱身和問候。根據小組會面的頻率，考慮一個簡短的“破冰者”。

· 審查會議的目的、議程、預期成果和產品。

· 審查、糾正（如有必要）並準予前一次會議的記錄。

· 提供團隊需要的適當部門和公司資訊。

· 審查行動項目、行動計畫和承諾的進展情况。回顧小組在目標方面的進展。

· 討論並决定本次會議的議程項目。

· 確定下一步。

· 確定下次會議的目的、結果和議程。

· 會議結束時，記錄員應審查會議期間人們作出的承諾。

· 確定非小組成員需要的任何幫助，並指派參與者進行聯系。

· 確定會議外的參與者需要知道什麼，並决定如何完成溝通。

· 在會議24小時內分發會議記錄。

當你同意參加網絡會議，卻不知道要談些什麼

對於一些網路會議，議程是顯而易見的：你的公司正在考慮一起做生意，或者你正在尋找一份工作，這個人可能會幫你找到一份工作。但許多專業人士發現，自己在網路會議上的目標更模糊。也許你的朋友認為你會和某人一見鍾情並介紹你，或者你在一次活動中短暫地遇見了那個人，他們隨後以不確定的理由跟進。在某些情况下，您會拒絕邀請。但如果這種聯系看起來很有希望，你可能會决定說“是”，然後看看它的走向。

這裡有四種方法可以確保你的網路會議是富有成效和意義的，即使議程是無定的。

首先，明確你接受會議的理由是很重要的。可能是幫個忙。比如說，一個朋友請你給他嫂子提供職業機會方面的建議。你可能有資訊目標（此人在你想瞭解更多的領域工作）、社會目標（你認為他們可能會成為一個有趣的朋友）或長期的商業目標（你有可能在某一天合作，但你不確定何時或如何合作）。結交朋友或更多地瞭解人工智慧本身並不是一個“議程”，但它可以幫助你記住為什麼你同意這個會議，並幫助你相應地引導談話。這將使會議感覺像是一場勝利，而不是浪費時間。

接下來，根據會議的類型和持續時間調整個人目標。如果你是在幫一個朋友的忙，花幾個小時和你的連絡人一對一地吃飯是非常重要的；打個電話就足够了。或者，如果你認為這個人可以成為一個私人朋友，你可以邀請他們參加一個更輕鬆的活動，在那裡你可以更好地瞭解他們。

“咖啡會”已經成為我們的職業默認，但它不一定是認識某人的唯一途徑。記住，根據你對這段關係的投資偏好，你可以根據時間和精力的不同，提出一系列的選擇，包括30分鐘的電話、60分鐘的電話、一個小型的集體聚會（如午餐或晚餐）、一個大型的集體活動。

會議期間，一定要問對問題。即使沒有正式的排程，根據你接受邀請的原因把對方拉出來也是很重要的。如果你是在幫某人的忙，讓他們帶頭，你可以簡單地問，“我怎麼能幫得上忙？”“

如果你有興趣向他們學習，並有一個資訊目標，讓你的好奇心和你的問題準備好。例如，如果你的新連絡人在航空公司工作，你可以問她：招聘流程是什麼樣的？你最感興趣的項目是什麼？為什麼？典型的一天是什麼樣的？人們如何被選為空中小姐？你認為航空公司的私營公司怎麼樣？人們喜歡被問及他們的專業領域，如果你的問題足够微妙，你幾乎可以保證一個有趣的遭遇。

如果你想把某人看作潜在的朋友或長期的商業夥伴，你的目標是更好地感受契合力和相容性。他們很容易交談嗎？你對這次談話感興趣嗎？你覺得他們值得信賴嗎？有能力嗎？因為你不打算匆忙進入正式的戀愛關係，所以你不必做任何倉促的决定；主要目標是開始評估過程，並决定將來是否願意花時間和他們在一起。

最後，太多的網路會議被浪費了，因為它們被視為一次性的。如果沒有後續行動，即使是和你有過深入會面的人也會很快被遺忘。如果你和某人見面純粹是為了幫你一個忙，你不必擔心這個，因為你的目標不是和他們建立關係，而是鞏固你和你共同朋友的關係。但對其他人來說，如果你喜歡他們的陪伴，那麼製定自己的後續計畫是很有用的。

連絡人管理系統，例如“連絡人”，可以幫助您保持組織，或者您可以通過行事曆提醒自己做到這一點。在會議期間，努力至少瞭解一件事，可以作為重新聯系的線索。例如，如果他們喜歡運動，也許你可以邀請他們將來參加你的比賽；如果他們想認識更多諮詢行業的人，你可以下一個迴圈一個月後，我們邀請你和一比特朋友一起共進午餐。這些深思熟慮的姿態，隨著時間的推移，將使即使是最脆弱的初步聯系堅持。

最好的人際關係網需要一個長期的方法；你可以做你自己，真正地瞭解別人，因為你並不專注於立即“推銷”。同意一個沒有正式議程的人際關係會議可能看起來是浪費時間，沒有多少投資回報。但通過使用上述方法，你可以創建自己的成功標準，並有可能發展改變生活和職業的關係。

項目委員會的角色

一個項目委員會可以用許多其他的名字，例如指導小組或指導委員會。如果你是一個專案經理，你會發現它可以提供管理支持來完成工作。

項目委員會成員

項目委員會由項目發起人擔任主席，通常包括許多其他高級利益相關者以及專案經理。這些人是有能力完成項目的關鍵人物。他們的工作是監督項目，並使其朝著正確的方向發展。

項目委員會在項目生命週期開始時設立，並在完成之前運作。它有四個關鍵角色。

1. 治理

項目委員會對項目團隊正在執行的工作負有監督責任。它確保在公司級和項目級遵守政策。

項目委員會成員對項目的成功交付負責。這一治理角色確保項目團隊以合乎道德的管道行事，並為公司所接受。

2. 指導項目發展方向

對於一個項目，經常會有一些超出專案經理職權範圍的决定。這個決定需要與一些利益相關者討論。問題將提交給項目委員會。

項目委員會在這裡的總體作用是通過為團隊提供適當的指導來保持項目的正常進行。它們有助於在項目開始時設定遠景，並在整個過程中保持項目的正常運行。

專案經理是提供所需資訊的關鍵人員。項目委員會的其他成員在那裡提供幫助和支持。

3. 做出決策

項目委員會主要是一個決策機構。他們的作用是通過解决阻礙項目進展的問題，幫助專案經理找到一條成功完成的明確路線，來保持項目的前進。

在整個項目中，專案經理可以向項目委員會提出建議。這可能包括要求它解决：

· 風險和潜在挑戰

· 資源問題，例如沒有合適的團隊成員

· 進度延誤

· 預算超支

項目委員會可接受專案經理的建議。或者它可能會提出一些其他的前進建議。項目委員會的價值在於其成員集體擁有全域。

4. 準予支出

項目委員會準予總預算。它通常不要求查看每一張發票，但它會監控持續的支出，以確保其保持正常。

當看起來是時候動用應急資金或管理儲備金時，專案經理會去項目委員會。項目委員會可以授權超支，並在合理的情况下獲得額外資金。

總的來說，項目委員會為項目團隊提供了一個基本的管理和指導功能。它的指導和建議有助於專案經理保持項目朝著正確的方向發展，如果出現任何問題，它完全可以介入並提供幫助。

幫助員工在工作中感覺到真實

人們希望自由成為他們工作中的真實自我。真實性有很多好處，其中之一就是它鼓勵道德行為。當人們覺得他們的職業責任與他們的個人價值觀一致時，他們更有可能以支持這些價值觀的作法行事（反之亦然）。管理者可以做幾件事來提高真實性。

1. 讓員工對他們的職責和執行作法有一定的控制權。創造工作可以幫助人們感覺到與自己的角色有更多的聯系。

2. 明確你公司的價值觀。不要僅僅把它們貼在牆上。在行動中分享它們的故事，並獎勵那些為它們樹立榜樣的員工。

3. 。組織中的每個人都應該清楚事情是如何完成的。而且不要試圖強迫真實性。有些人可能會覺得把自己的全部投入工作是不舒服的。逐個瞭解團隊的需求。

當嚴厲的回饋讓你措手不及時，如何應對？

我們在工作中都需要回饋來改進，但是當責備出乎意料地嚴厲時，你的第一本能可能是逃避和隱瞞。四個步驟可以幫助您保持現狀並以高效的作法做出反應：

1. 集中精神。深呼吸，注意你的感覺。悄悄地給你的情緒貼上標籤（“我感到受傷和羞愧”）可以幫助你在此刻與他們保持一定距離。

2. 理解。向其他人詢問他們所強調的行為的細節和示例。然後冷靜地傾聽，就好像對話是關於別人的。

3. 恢復。告訴那個人你需要反思，你會盡可能地做出回應。不要馬上同意或不同意你所聽到的。花些時間來處理和評估它。

4. 參與。考慮回饋，包括回饋的有效性。即使是嚴厲的責備通常也有一個覈心的真理，所以尋找它。然後，如果必要的話，再和那個人談談，分享你的想法。