如何製定有效的會議議程

準備决定你是否能達到你想要的結果

會議議程是與會者希望在會議上完成的項目清單。議程應在會議前分發，至少提前24小時分發，以便與會者有機會為會議做準備。如有可能，最好在會議前幾天提出議程。

製定會議議程

首先，確定是否需要其他員工幫助您計畫會議。然後，决定你希望通過召開會議來完成什麼，並為你的會議製定可行的目標。你設定的目標將為有效的會議計畫建立框架。確保在會議的時間範圍內，你的計畫沒有超出可以合理實現的範圍。

從目標開始。你的會議目的將决定會議的焦點、會議議程和與會者。

然後，考慮每個議程項目需要多長時間。如果會議要持續一個小時，你有五個議程項目，這就給你一個大致的時間框架你正在工作。這並不意味著每一個議程項目都必須精確到12分鐘，但這五個項目加起來的平均時間顯然不能超過12分鐘。

要做的决定

在確定了你的總體目標之後，你或你的團隊需要做出某些决定。除了會議的目的或目標外，還應在議程中包括：

· 會議的日期、時間和地點

· 會議所需的與會者

· 討論項目

· 你預計小組需要討論每個項目的時間

· 會議準備工作。這將包括任何閱讀、檔案、數據、上次會議的會議記錄，或任何其他使您的實際會議成功的準備工作。向受邀與會者分發相關檔時，應將其附在會議通知和議程中。

確定參與者

一旦你决定一個會議是完成你的目標所必需的，你就需要製定一個參與者名單。不是每個員工都能或應該參加每一次會議，但邀請合適的與會者將提高你成功的可能性。通過問自己一些問題來確定參與者：

· 誰必須擁有集團開發的解決方案？

· 小組討論的流程由誰負責？

· 誰需要知道你正在分發的資訊？

· 誰能提供資料和事實來指導決策？

· 誰有經驗或專業知識與集團分享？

· 誰必須支持任何解決方案或任務的實施？

· 誰必須提供許可或資源來完成會議結果？

· 誰可能反對實施任何解決方案或方向？

定期會議

不是每個會議都需要定制的議程。大多數員工定期為其部門或工作組安排會議。你也有你參與的團隊和項目。

一個正在進行的項目可能不需要每次會議都有一個新開發的議程，但是通過對會議採用標準方法，您的團隊將得到很好的服務。

定期安排的員工會議分為三個部分，每個部分都有標準的議程項目：

· 資訊性項目：寫出所有會議的資訊性議程項目。例如，經理向小組彙報高級管理層會議的結果。

· 行動項目：將您希望小組在每次定期會議上審查的任何項目列入議程。例如，按時間段的預算執行，確定集團計畫實現的成本節約和持續改進。

· 前瞻性計畫：將小組想要提前計畫或準備的任何項目列入議程。例如，下個月的短期目標或在即將到來的任務中需要同事的幫助。

如果您在製定會議議程時遵循這些指導原則，您將提高會議更有效率的可能性。

包括什麼

定期會議的議程包括一些基本項目，有助於產生您希望的結果：

· 熱身和問候。根據小組會面的頻率，考慮一個簡短的“破冰者”。

· 審查會議的目的、議程、預期成果和產品。

· 審查、糾正（如有必要）並準予前一次會議的記錄。

· 提供團隊需要的適當部門和公司資訊。

· 審查行動項目、行動計畫和承諾的進展情况。回顧小組在目標方面的進展。

· 討論並决定本次會議的議程項目。

· 確定下一步。

· 確定下次會議的目的、結果和議程。

· 會議結束時，記錄員應審查會議期間人們作出的承諾。

· 確定非小組成員需要的任何幫助，並指派參與者進行聯系。

· 確定會議外的參與者需要知道什麼，並决定如何完成溝通。

· 在會議24小時內分發會議記錄。