製定職業發展計畫的步驟

職業道路對於指導員工發展至關重要

在許多工作場所，員工的成長和發展需求並不是一個典型的優先事項。然而，當員工意識到他們必須從工作中獲得的因素時，職業成長和發展是前五名之一。

職業發展計畫是雇主和雇員的勝利。該計畫重點關注員工的成長和發展需求，以及組織可以提供的幫助，以便員工有機會發展其職業生涯。除了不斷發展自己的職業生涯，員工們還對個人和職業發展感興趣。

製定職業發展計畫

您可以通過採取一些簡單的步驟，與員工一起製定職業發展計畫。為了使職業發展規劃有效，擴大你和你員工的發展觀。外部培訓班並不是培養員工的唯一途徑。內部提供的開發通常更有效。以下是創建計畫的一些方法：

• 告訴員工你想與他會面，討論職業發展計畫和希望。請員工提前考慮他的成長和發展選擇，以及他們如何看待自己在公司的職業發展。鼓勵員工思考如何看待自己的職業發展。
• 建議員工思考並準備討論這些問題：員工希望在三年內實現什麼職業或職業發展目標？員工今年想要完成什麼？為員工提供實現這些目標的機會
• 準備關於員工可以做什麼的建議，以確保他在職業道路上取得進展。確定並討論組織可以提供的資源和支持，以便員工能够完成其職業工作或職業發展目標。
• 確定哪些職業和個人目標將有助於員工在當前工作中提高或發展出色的績效。這個組織能提供什麼額外的支持，使員工能够實現這些目標？
• 與員工召開會議討論問題，並在員工參與的情况下製定計畫。靈活變通，因為員工可能有他或她想討論的其他途徑。作為一名經理，你的工作是瞭解員工可以選擇的所有選項，例如工作接班、指導和針對特定技能的指導。
• 確保您掌握最新的速度，並且能够充分瞭解為您的報告人員提供的所有培訓和發展選項。許多員工除了上課外，沒有考慮其他任何方面的發展，與他們分享所有額外的培訓選項也很有幫助。
• 創建並填寫一份詳細說明員工職業發展計畫的表格，並將其轉化為人力資源，以供審查、補充輸入和歸檔。

執行計畫

員工發展是一個偉大的概念，但並非沒有問題。最好的計畫讓員工肩負起貫徹執行的責任。否則，如果員工沒有完成發展機會，他可以選擇將責任歸咎於管理層，這對所有相關方都是不利的。

• 指導員工朝特定方向工作，但不要為他工作。如果員工的溝通能力不好，那就讓他有責任找到一個優秀的聽力課。如果結果是一個糟糕的選擇，那麼他就有責任，如果結果不理想，就不能把責任推到其他人身上。人力資源部可以幫助員工探索自己的選擇，但最終由員工負責選擇和跟進。
• 如果員工發現他認為是一個很好的發展機會，他負責向公司推銷這個想法。員工應根據人力資源部員工的經驗選擇優秀的供應商，避免低質量的開發機會。人力資源部擁有員工所需的經驗。

職業發展規劃中應避免的問題

當你和向你彙報工作的員工製定職業發展計畫時，有些問題和聲明是你想要避免的。一些類型的問題會妨礙有效的計畫，例如：

• 通過承諾公司將提供培訓或任何其他承諾利益，保證或與員工簽訂合同。你所能做的最好的事情就是說你會盡你所能地提供幫助，但是公司的發展、經濟環境、優先事項和目標都會影響到員工想要的發展道路、晋昇和職業目標。什麼都不能保證。
• 避免過度承諾雇主的聲明。
• 擁有或負責執行計畫的經理。職業發展計畫屬於員工。你可以促進員工的追求，與員工一起探索各種選擇，在可能的時候為員工提供機會，鼓勵員工為其職業和技能的發展和擴展製定目標，但你不能為他們這樣做。員工必須擁有自己的計畫。
• 過度投入時間或資源。儘管你致力於幫助那些向你彙報情况的員工成長，但除了你的其他工作之外，你還有有限的時間來提供幫助。例如，除非你已經知道一個很好的班級或資源，否則研究員工發展技能的選擇不是你的工作。

工作場所持續改進的好處

持續改進計畫是一系列活動，旨在通過不斷的審查、量測和行動，使產品、服務或過程逐步持續改進。這稱為PDCA，代表計畫（Plan）-執行（Do）-檢查（Check）-行動（Action）的迴圈或一種稱為改善的方法，是用於支持持續改進的最著名的框架。

為什麼實施持續改進

致力於持續改進的組織認識到這些行動對於提高產品品質、提高客戶滿意度以及提高效率、生產率和利潤的重要性。

持續改進的4種不同行業應用

不同的行業應用包括：

流程密集型行業。在流程密集型行業和應用中，持續改進計畫允許個人和團體識別效率低下或瓶頸。這為人們提供了簡化流程和最小化時間、工作和浪費的機會。持續改進是豐田生產系統（稱為精實方法）及其對改善的使用所固有的。

硬體產品應用。在以硬體產品為中心的應用程序中，基於客戶回饋的持續改進計畫允許製造商提高產品品質，增强後續產品的產品能力，並確定簡化生產流程的機會，重新生成結果。降低成本。

服務業。在以服務為中心的行業中，持續改進以提高效率和加强服務提供質量。從餐飲業到洗車業，這些公司必須定期量測客戶滿意度並觀察活動，以確定改進結果的機會。

軟體公司。在許多軟體發展活動和方法中，包括瀑布和敏捷方法，持續改進的理論和實踐是固有的。在瀑布中，一個產品是根據詳細的規範開發的，完成的應用程序是測試bug的。缺陷得到修復，新版本得到測試，預計隨著時間的推移，缺陷的數量會减少。敏捷方法結合了較短的開發週期並提供持續的客戶回饋，隨後的版本在能力、質量和效能方面得到了改進。

PDCA迴圈

PDCA通常是一個沒有開始或結束的迴圈，這意味著持續改進是一個永不停止的過程。

對PDCA迴圈的簡單描述是：

• 計畫（Plan）。確定機會並製定改進計畫
• 做（Do）。在小範圍內測試變化，以便觀察和量測結果。
• 檢查（Chaeck）。評估測試結果並總結經驗教訓
•  採取行動（Action）。如果測試成功，在稍大的範圍內實施變更，並監控結果。

記住，這個過程是一個迴圈。如果測試失敗，重複整個過程。如果可行，監控結並重新開始新的計畫，以促進更多的改進。不斷改進的工作是永無止境的。

每位管理者都需要瞭解的繼任計畫

它確保您的員工做好了角色準備

繼任計畫是一個組織確保員工被招募和發展以在公司內擔任每一個關鍵角色的過程。在這個過程中，您確保永遠不會有其他員工沒有準備的關鍵角色空缺。這一點也很重要，因為你在組織內部培養了自己的人才長凳力量。

當然，偶爾會出現一些你沒有準備好的情况，但是對於絕大多數員工流動來說，你的繼任計畫已經到位。你將有一個系統化的流程，讓員工在空缺時能够勝任關鍵崗位。

通過你的繼任計畫流程，你招聘優秀的員工，培養他們的知識、技能和能力，並為他們在你的組織中提升或提升到更具挑戰性的角色做好準備。

員工下一個角色的準備工作也可能包括調到不同的工作或部門，以及在職陰影，因此員工有機會觀察各種工作。

積極推行繼任計畫，確保員工不斷發展，以滿足組織中的每一個需要的角色。隨著組織的擴張、關鍵員工的流失、提供晋昇工作機會和新增銷售額，繼任計畫將確保您的員工隨時準備好並等待新角色的到來。

誰需要繼任計畫？

所有組織，無論其規模大小，都需要繼任規劃。雖然在一個十人制的公司裏，每個角色都有潜在的接班人的可能性較小，但你可以儘量減少交叉訓練。

交叉培訓確保員工做好準備，在員工辭職時照顧關鍵工作。這可以防止責任從裂縫中跌落。如果關鍵員工離職，這將保持任務的正常進行。這並不如擁有一個訓練有素的員工有效，但對於每個角色來說，這並不總是可能的。

公司現時如何進行繼任規劃？

許多公司尚未在其組織中引入繼任計畫的概念。其他人則以非正式和口頭的作法計畫關鍵角色的繼任。

在其他談話中，高級領導團隊提出了他們認為在其組織中具有巨大潜力的强大參與者的姓名。這有助於其他高級領導瞭解當他們尋找一名員工擔任關鍵角色時，誰有可能被提升或重新分配。

一個更正式化的系統的好處是，組織對指導和發展員工表現出更多的承諾，以便他或她準備接管。在上面的例子中，如果瑪麗離職或升職，埃裡克將接替她，發展他的技能是一個優先事項。

從組織上講，它允許所有經理知道組織所有領域的關鍵員工是誰。這使他們能够在任何關鍵角色出現時考慮到强大的參與者。

對雇主和雇員的好處

有效的繼任計畫為雇主和員工帶來了好處，這絕對值得你花時間。

繼任計畫對員工的優勢包括：

• 知道下一個角色在等著他們的員工會得到自尊和自尊的提升。這提高了員工的效率和價值。
• 瞭解組織對你下一個潜在機會的計畫，並且有一個計畫會增强你對職業發展和職業機會的渴望。這種發展是員工希望從雇主那裡得到的領域之一。
• 你可以確定必要的技能、經驗和發展機會，以幫助員工在下一個工作機會出現時做好準備。
• 能够與經理或首長合作，確保員工有一個職業計畫，使他朝著下一個機會的方向前進。這個人是員工獲得職業發展所需經驗和教育的能力的關鍵。
• 員工的價值與組織的其他成員共享，這樣，如果出現機會，經理可以考慮讓員工擔任該角色。在非正式的系統中，整個組織的經理可能不知道員工的價值和他的技能。（即使現在的經理已經分享了這些資訊，在忙碌的世界裏，也很難記住。）

繼任計畫雇主的優勢包括：

• 你依靠員工來執行任務和願景，並實現組織的目標。關鍵員工的流失會削弱你實現這些重要目標的能力。
• 隨著公司的發展和服務的擴展，您需要有準備的員工參與其中。或者，你缺乏成熟的員工會阻礙你的發展計畫。
• 如果您决定提升員工或重新設計組織，則需要準備好替換員工，這樣您就可以在不受缺少替換員工的阻礙的情况下進行必要的更改。
• 有關關鍵、熟練、有貢獻的員工的知識在整個組織範圍內與經理共享。這一資訊使管理者能够考慮任何空缺職位的最廣泛候選人數量。它還向您的員工強調，您的組織為他們提供了職業發展機會。
• 有效、主動的繼任計畫使您的組織能够做好應對所有突發事件的準備。成功的繼任計畫建立了後備力量。

培養員工進行繼任計畫

要培養您的繼任計畫所需的員工，您可以使用諸如橫向調動、特殊項目分配、團隊領導角色以及內部和外部培訓和發展機會等實踐。

通過您的繼任計畫流程，您還保留了優秀的員工，因為他們欣賞您在他們身上投入的時間、注意力和發展。當員工能够看到他們持續成長和發展的職業道路時，他們就會有動力和積極性。

要在組織中有效地進行繼任規劃，您必須確定組織的長期目標。你必須雇用高級職員。

你需要確定和理解你的員工的發展需求。你必須確保所有的關鍵員工都瞭解他們的職業道路和他們正在開發的角色。您需要將資源集中在關鍵員工保留上。你需要瞭解你所在領域的就業趨勢，以瞭解你在外部擔任的角色有困難。

幫助你的團隊接受變革

公司在不斷變化。無論變化是大是小，領導者都需要激勵員工接受新事物。以下是一些方法：

• 談論人們的感受。改變會激起很多情緒（比如恐懼、沮喪和焦慮）。定期召開會議，讓人們表達他們的擔心，並鼓勵他們誠實。
• 講故事。故事可以成為人們如何克服挑戰的有力例子。思考員工面臨的挑戰，並分享與之相關的故事。
• 問“如果？“問題。”如果我們從頭開始構建我們的工作流程，它們會是什麼樣子？“ 如果我們都是自由職業者怎麼辦？我們如何以不同的作法解决問題？“用改變作為催化劑重新思考事情的作法。
• 把錯誤當作學習的機會。每個人都搞砸了，所以鼓勵人們談論他們的錯誤是如何幫助他們成長的。建立一種獎勵員工承擔明智風險的文化。