在虛擬會議中產生影響

視訊會議不僅僅是視訊會議，它是一種全新的體驗，需要我們調整自己的觀點、習慣和策略。以下是一些適應新規範的方法。

首先，每個演講教練都會告訴你，直接的眼神交流有助於强化你的觀點。在視訊會議中，這意味著要看攝像機，而不是荧幕上同事的臉。當然，在整個會議中，尤其是在其他人談話時，把注意力集中在相機上是很有挑戰性的，但是你練習得越多，即使是在很短的時間內，你也會變得越舒服。

下一步，用比平時稍大的聲音，因為除了能聽到的聲音外，强烈的聲音還傳達權威、信譽和信心。也要注意你的背景。淩亂的房間讓你看起來雜亂無章，所以找一個背景簡單專業的地方。注意了。如果你看起來心煩意亂的話，你的職業聲譽會受到影響。

關閉電子郵件，關閉手機上的通知。。。別忘了你在鏡頭前。

如何鼓勵虛擬會議期間的參與

當每個人都在同一個房間時，很難讓人們在會議中引起注意，更不用說他們都是在家裡打電話來的。如何讓人們真正參與虛擬會議？關鍵是為與會者創造有組織的參與機會。

在開始的60秒內做點什麼，幫助參與者體驗你希望他們解决的問題。例如，你可以分享一些統計資料或軼事，使這個話題戲劇化。

然後把人分成兩到三組，給他們一個非常有限的時間來完成一個高度結構化和簡短的任務。一定要給他們一個溝通的媒介，就像一個鬆懈的通路。

如果你在一個虛擬會議平臺上，允許分組討論，那麼就要充分利用它們。然後讓小組彙報。如果不給小組另一個需要解决的問題，不要超過5到10分鐘。關鍵是設定並維持對有意義參與的期望。否則，你的參與者將退居到觀察者的角色，你將不得不付出額外的努力讓他們回來。

停止使用電話會議並開始使用視訊會議

我們都知道在電話會議上會發生什麼。人們打電話進來，然後一心多用，幾乎不注意。與解决問題相比，你花更多的時間重新聚焦談話，讓人們參與進來。

下次你和其他辦公室或都市的人開會時，考慮用視訊會議代替。視覺連接確保人們保持專注和專注，而那些努力加入談話的人可以視覺上表明他們願意交談。

與電話會議不同，視訊會議讓我們不僅可以考慮所說的話，還可以考慮所涉及的面部表情、姿勢和肢體語言。所有我們用來直觀理解所說內容的線索。討論會更有組織性，這將提高想法的質量和評論的周到性，使您更容易讓人們充分參與。

當你同意參加網絡會議，卻不知道要談些什麼

對於一些網路會議，議程是顯而易見的：你的公司正在考慮一起做生意，或者你正在尋找一份工作，這個人可能會幫你找到一份工作。但許多專業人士發現，自己在網路會議上的目標更模糊。也許你的朋友認為你會和某人一見鍾情並介紹你，或者你在一次活動中短暫地遇見了那個人，他們隨後以不確定的理由跟進。在某些情况下，您會拒絕邀請。但如果這種聯系看起來很有希望，你可能會决定說“是”，然後看看它的走向。

這裡有四種方法可以確保你的網路會議是富有成效和意義的，即使議程是無定的。

首先，明確你接受會議的理由是很重要的。可能是幫個忙。比如說，一個朋友請你給他嫂子提供職業機會方面的建議。你可能有資訊目標（此人在你想瞭解更多的領域工作）、社會目標（你認為他們可能會成為一個有趣的朋友）或長期的商業目標（你有可能在某一天合作，但你不確定何時或如何合作）。結交朋友或更多地瞭解人工智慧本身並不是一個“議程”，但它可以幫助你記住為什麼你同意這個會議，並幫助你相應地引導談話。這將使會議感覺像是一場勝利，而不是浪費時間。

接下來，根據會議的類型和持續時間調整個人目標。如果你是在幫一個朋友的忙，花幾個小時和你的連絡人一對一地吃飯是非常重要的；打個電話就足够了。或者，如果你認為這個人可以成為一個私人朋友，你可以邀請他們參加一個更輕鬆的活動，在那裡你可以更好地瞭解他們。

“咖啡會”已經成為我們的職業默認，但它不一定是認識某人的唯一途徑。記住，根據你對這段關係的投資偏好，你可以根據時間和精力的不同，提出一系列的選擇，包括30分鐘的電話、60分鐘的電話、一個小型的集體聚會（如午餐或晚餐）、一個大型的集體活動。

會議期間，一定要問對問題。即使沒有正式的排程，根據你接受邀請的原因把對方拉出來也是很重要的。如果你是在幫某人的忙，讓他們帶頭，你可以簡單地問，“我怎麼能幫得上忙？”“

如果你有興趣向他們學習，並有一個資訊目標，讓你的好奇心和你的問題準備好。例如，如果你的新連絡人在航空公司工作，你可以問她：招聘流程是什麼樣的？你最感興趣的項目是什麼？為什麼？典型的一天是什麼樣的？人們如何被選為空中小姐？你認為航空公司的私營公司怎麼樣？人們喜歡被問及他們的專業領域，如果你的問題足够微妙，你幾乎可以保證一個有趣的遭遇。

如果你想把某人看作潜在的朋友或長期的商業夥伴，你的目標是更好地感受契合力和相容性。他們很容易交談嗎？你對這次談話感興趣嗎？你覺得他們值得信賴嗎？有能力嗎？因為你不打算匆忙進入正式的戀愛關係，所以你不必做任何倉促的决定；主要目標是開始評估過程，並决定將來是否願意花時間和他們在一起。

最後，太多的網路會議被浪費了，因為它們被視為一次性的。如果沒有後續行動，即使是和你有過深入會面的人也會很快被遺忘。如果你和某人見面純粹是為了幫你一個忙，你不必擔心這個，因為你的目標不是和他們建立關係，而是鞏固你和你共同朋友的關係。但對其他人來說，如果你喜歡他們的陪伴，那麼製定自己的後續計畫是很有用的。

連絡人管理系統，例如“連絡人”，可以幫助您保持組織，或者您可以通過行事曆提醒自己做到這一點。在會議期間，努力至少瞭解一件事，可以作為重新聯系的線索。例如，如果他們喜歡運動，也許你可以邀請他們將來參加你的比賽；如果他們想認識更多諮詢行業的人，你可以下一個迴圈一個月後，我們邀請你和一比特朋友一起共進午餐。這些深思熟慮的姿態，隨著時間的推移，將使即使是最脆弱的初步聯系堅持。

最好的人際關係網需要一個長期的方法；你可以做你自己，真正地瞭解別人，因為你並不專注於立即“推銷”。同意一個沒有正式議程的人際關係會議可能看起來是浪費時間，沒有多少投資回報。但通過使用上述方法，你可以創建自己的成功標準，並有可能發展改變生活和職業的關係。

處理困難的遠程會談的作法

當面談話就够難了。當你必須做遠程會談，例如一個遠程工作者或另一個城市的老闆，你可以採取一些步驟來幫助談話順利進行。

首先，使用視訊會議工具，如Skype，這樣眼睛接觸、面部表情和聲音音調都會很明顯。你希望對方能够理解你所說的和你所說的。

第二，去一個安靜的地方打電話，讓另一個人也這麼做。如果可能的話，確保你們兩個都沒有任何干擾。

第三，對你所說的要具體。當我們身體上遠離某人時，我們更可能抽象地看待他們，或者難以體會對方的困難處境。這就是為什麼詳細說明是如此重要，無論你是在提供回饋還是傳遞壞消息。在會議前做筆記可以確保你涵蓋所有你需要的要點。

設計真正有用的異地會議

非現場會議對於團隊建設和協調很有幫助，但是當每個人都回到他們的日常工作中時，這些好處往往會消失。為確保您的下一個異地工作具有持久的影響，請定義您希望實現的具體目標以及如何衡量這些目標。（試著完成這句話：“如果在場外結束時，我們……”我真的很高興）無論你决定什麼，讓目標影響被邀請的人。

例如，如果您的異地會議的目的是討論財政年度目標，那麼大型會議的效果就不那麼好。一定要寫一個議程。一個好的經驗法則是在每一個主題上花費45分鐘到2個小時，並再次檢查議程是否支持您的目標。在會議期間，敦促人們戰略性地考慮全域，解决日常運營無法解决的問題。然後安排簽到，讓每個人都有責任感，並在異地結束後保持正常。

確保你的網絡研討會讓觀眾參與

通過網絡研討會呈現的最大風險之一就是讓聽眾感到厭煩。沒有人想看幻燈片的聲音。所以一定要給人們一個與你互動的機會。

根據參加人數，如果他們有問題，你可以要求他們“舉手”，把他們的問題輸入評論框，或者使用單獨的問答功能。無論你决定什麼，在網上研討會開始時都要清楚地解釋說明書，並定期提醒人們如何加入。

請記住，參與者可能需要一些時間來闡述他們的問題，尤其是當他們正在鍵入問題時，所以在進行問答之前要提前幾分鐘發出警告。

如果你期望有很多的評論或問題，你可以讓助手幫你挑選那些你會回復的，這樣你就可以專注於你的談話。

Make Sure Your Webinar Lets the Audience Participate

One of the biggest risks of presenting via webinar is boring your audience. No one wants to watch as a disembodied voice clicks through slides. So be sure you’re giving people a chance to interact with you.

Depending on the number of attendees, you may ask them to “raise their hand” if they have a question, type their questions into the comment box, or use a separate Q&A feature. Whatever you decide, clearly explain the instructions at the beginning of the webinar, and periodically remind people how they can join in.

Remember that it may take participants some time to formulate their questions, especially if they’re typing them, so give several minutes’ warning before you dive into the Q&A.

And if you expect there to be a lot of comments or questions, you may want to have an assistant pick the ones you’ll respond to, so you can focus on your talk. 

將你的遠端工作員工納入團體會議中

當一些團隊成員不在主辦公室工作時，他們很容易感到被忽視。例如，即使你希望你可以涵蓋他們，但是他們可能會被迫錯過會議，因為你的網絡視訊技術是不可靠的，。但是，當遠端工作者不能參加會議時，這對凝聚力和生產力是不利的，尤其是當團隊面臨關鍵點、必須提出問題和分享回饋的時候。

所有的員工都應該瞭解最新的資訊和目標。即使你的會議是非同步進行，要確保遠程員工是平等的參與者，不要讓他們感覺會議是一種非正式的。

找到一個可靠的技術，讓他們通過視訊會議（或至少電話）參加會議。如果每個人都能看到對方，那麼他們就會加強合作，而遠方的同事就能够像在同一個房間裏一樣參與進來。

Include Remote Workers in All of Your Team Meetings

When some team members don’t work in the main office, it can be easy for them to feel neglected. For example, they may be forced to miss meetings because your A/V technology isn’t reliable, even if you wish you could include them. But it’s bad for cohesion and productivity when remote workers can’t join meetings, especially when the team is going over key points, asking questions, and sharing feedback.

All of your employees deserve to be up-to-date on the latest information and goals. Even if your meeting is a stand-up that has an informal feel and doesn’t always start at the same time, make sure remote employees are equal participants.

Find a reliable technology to let them join meetings over video chat (or at least the phone). It will enhance collaboration if everyone can see each other, and remote colleagues will be able to participate as if they’re in the room.

在視訊會議中，給遠端的員工感受到溫暖

給那些和你不在同一個房間的人提供建設性的回饋，會覺得很尷尬。但是如果你必須管理遠端的員工，你就得這麼做。

設定一個視訊會議，並確保你的相機在眼睛的水准位置；任何較低的將使你看起來似乎在他們上面若隱若現。保持自然的眼神交流，保持身體語言的開放和放鬆。用平常的閒聊開始你的談話，但要付出額外的努力來取暖。

對他們的工作表示你的感激，如果合適的話。由於你的遠端員工可能沒有經常閱讀你的語調或肢體語言的機會，建立這種相互信任和放心會幫助你的談話變得更貼心。

但是，請記住，你不應該過於積極地強調你的建設性意見，否則你的回饋可能會被感受到是在責備他。你只需要讓他感受到，你在他身邊，知道一些事實，他也可以來尋求你的意見。

In video conferencing, warmth is felt for remote employees

It would be awkward to provide constructive feedback to people who don't stay in the same room, but you have to do it if you have to manage the employees at the far end.

Set a video conference, and make sure your camera in the horizontal position of your eyes; any lower will make you seem to be on them to keep the natural eyes partly hidden and partly visible. Exchanges remain open and relax your body language. You talk with the usual chat style, but should make an extra effort to keep warm.

Express your appreciation for their work, if appropriate. Because you may not have remote employees often read your body language or tone of the opportunity to establish the mutual trust and confidence will help you become more nicely.

But, please remember, you should not be too emphasize your constructive comments, otherwise he may feel that you are blaming him. You just need to let him feel that you're on his side, know some facts, he can also seek your advice.

掌握遠端工作人員的工作效能問題

管理在外地辦公人員所面臨的挑戰之一，是如何對他們的表現有清楚的了解。他們更容易孤獨和失去工作動力，從而導致工作績效下降。

他們不像是你可以在辦公室座位上、走廊上、餐廳裡，就可以直接感受到他們的情緒。

你必須透過電話或視訊會議和他們頻繁交談，注意聽或看他們說話的語氣和表情，注意他散發的訊號。你應該讓他們知道你對他們的關心。

Grasp the work performance issues of remote staff

One of the challenges for managing remote office employees is to have a clear understanding of their performance. They are more likely to be lonely and lose motivation to work, which leads to lower job performance.

You are not likely to notice their emotion directly in the office, on the seat, in the hallway, in the dining room.

You have to talk to them by phone or video conferencing, listen to or see carefully their tone and expression of their conversation, and pay attention to the signals they send. You should let them know how you care about them.

讓視訊會議保持正軌進行

沒有人喜歡一個無序、組織不好的視訊會議。作為會議主持人，你必須讓每個人關注在會議上，繼續討論。

如果每個人都沉默著，你不知道他們是都在聽呢，還是在困惑著？這時，你必須讓會議暫停，然後問：“你們都跟上來了嗎？”如果有人在會議中接了個電話，分心了，你可以說：“我們停一下，等他說完電話。我要大家專注在我們剛才討論的所面對的問題，找到解決方案。”讓大家知道你想要做出決定。

在視訊會議進行中，你可以每隔一段時間，點名某人：“可以請你就剛才討論的部分做個摘要嗎？”如此，可以讓每個人都專注在會議上。

Keep the video conference on track

No one likes a video conference that is disorganized and poorly organized. As a moderator, you have to make everyone pay attention to the meeting and continue the discussion.

If everyone is silent, you don't know if they're all listening, or are you confused? At this point, you have to stop the meeting and ask, "are you all coming up?"" If someone gets a call in the meeting and gets distracted, you can say, "let's stop, wait till he's finished.". I want you to focus on the problems we've been talking about, and find solutions." Let people know that you want to make a decision.

In the video conference, you can call someone at intervals: "can you please make a summary of the parts you just discussed?"" So, everyone can focus on the meeting.

開遠程網絡會議，重視人際關係

現代的團隊工作，有愈來愈多遠端的同事，開遠程網絡會議，成為一個重要的工作能力。由於大家不在同一個實體的會議室中，如何保持大家開會的熱情？

關鍵在於重視人際關係。

例如，在等待會議召集人加入其他人上網進入會議聊天室時，你可以與已經上網連線的其他人閒話家常，例如，問候他的家人，讓彼此知道相互的近況。

一旦進入正式會議，先一一介紹每個人的姓名，並說出對他在會議中的期待。如此，可以讓每個人感到被認知與重視，會負責地準備他的發言，而不會感到被忽略冷落。

如果技術可行，最好進行視頻會議，讓彼此能夠看到對方的眼神與表情。

當有人做了比較冗長的發言后，最好摘要複述他的發言要旨，或是點名詢問他人是否明白了他的發言重點，如此，不僅可以提醒他人關注，他下次發言，也會注意控制發言內容。

這樣重視人際關係的遠程網絡會議，可以增進大家的親密，保持開會的熱情，讓會議進行得有效率。

Open teleconference and attach importance to interpersonal relationships

Modern team work, the more and more remote colleagues, teleconferencing become an important work ability. Since we are not in the same meeting room, how can we keep enthusiasm for meeting?

The key is value relationship.

For example, when waiting for a conference convener to join others in the conference room, you can chat with other people who are already online, such as greeting his family and let them know each other's current situation.

Once you get into a formal meeting, first introduce everyone’s name and say what you expect from him at the meeting. In this way, everyone can feel recognized and valued and will be responsible for preparing his speech without being ignored.

If the technology is feasible, it is best to meet video conferences so that each other can see each other's eyes and expressions.

When someone has made a lengthy speech, it is better to retell the keynote of his speech, or to ask someone if he understands the keynote of his speech, so that he can not only remind others of his concern, but also he will pay attention to control the content of his speech next time.

Such remote network meeting, which attaches great importance to interpersonal relationships, can enhance the intimacy of the people, keep the enthusiasm of the meeting, and make the meeting efficient.