不管你恨不恨，當你經營一家企業時，你必須完成歸檔工作，否則你很快就會發現你的辦公桌在堆積如山的紙張的重壓下倒塌了。討厭歸檔的人該怎麼辦？
盡可能切碎並回收利用
任何一張紙等著歸檔，第一個問題是，“這個文件需要歸檔嗎？”
郵件中的許多文件可以直接進入碎紙機。例如，提交廣告或其他公司的資訊信件有什麼意義？當你處理郵件時，讀一次郵件，决定一年後你是否需要它，並相應地歸檔或切碎。
很有可能你還需要歸檔很多不需要歸檔的文件的，而且根本不應該列印出來。例如，如果你的電子檔是有組織的，並且你遵循了正確的備份辦法，那麼就不需要將發票或信件的紙質副本歸檔。
所以，當你處理那堆文件的時候，把“你可以沒有的文件”撕碎。
使用一個檔歸檔系統，使其他辦公室的雜務更容易，而不是更難。
我需要歸檔的大部分文件都是與經營業務的過程有關的，這些檔案需要在做其他事情之前輸入會計系統。所以，我沒有拿著那張打印機碳粉盒的收據，在我的主檔案系統中的“P”下歸檔，一系列按月份和年份標記的資料夾。
例如，如果我在2017年9月購買了碳粉盒，則該碳粉盒將與該月內發生的所有其他帳單、收據和其他業務檔案一起放入其中。然後在月底整理資料夾，把所有需要做的會計分錄都列出來（或者如果你不是自己做的話，把每月的資料夾交給你的會計或簿記員）就很簡單了。
請注意，我們經營的是服務業務，而不是零售業務，囙此坐下來每月處理一次帳目對我來說很有效。如果您需要更頻繁地更新您的帳戶，您需要相應地修改每月資料夾的想法。
先想清楚再歸檔
在我用每月的資料夾做會計後會發生什麼？這些檔案需要轉移到“主要”歸檔系統。但是，我不只是根據檔案的標題單獨歸檔，而是按照組進行邏輯歸檔，我發現這種歸檔過程要快得多。
讓我們再來看看打印機碳粉盒的例子。我將把這張收據歸檔在辦公用品-收據下，而不是將這張收據歸檔到打印機碳粉盒的“P”項下，與我歸檔諸如便利貼收據或打印紙收據等檔案的位置相同。這不僅使歸檔速度更快，而且使以後查找檔案更容易。
保持你的“第一”檔案系統關閉和方便
如果你有一個封閉、有條理的地方歸檔檔案，你會更傾向於立即歸檔而不是讓它們堆積起來。
所以，把你上個月、現在的和下個月的每月資料夾放在一個託盤裏，或者使用一個concertina檔案，把它放在你的工作空間裏，距離你一臂之遙。你的大部分歸檔系統（我們上面稱之為“主”歸檔系統）可以在房間的另一端，甚至完全在另一個房間裏，但是為了節省時間，你不應該起床去做第一階段的歸檔。
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