在虛擬會議中創造心理安全

當人們覺得他們可以提出問題、關注點和想法而不必擔心後果時，團隊會做得最好。但這種心理安全感在虛擬會議中很難創造，因為在虛擬會議中，發現非言語的社交暗示可能很困難，而且干擾無處不在。

好消息是，視訊會議提供了一些簡單但有效的工具來提供幫助。你的軟件可能有一個投票功能，可以讓團隊中的每個人都有機會發表意見。你甚至可以讓這些民意調查匿名，以幫助人們表達他們的感受和意見，而不必擔心被挑出來。

同樣，鼓勵你的團隊使用聊天功能，如果他們更願意以非語言的作法進行貢獻。想想是否每次會議都需要視訊會議。一個經典的電話會議可以讓人們更好地傾聽，讓人感覺不那麼自覺。但如果你只選擇音訊，一定不要把沉默理解為同意。

接著對會議進行總結，以確保每個人都站在同一框架上，並單獨與那些似乎不參與或不願意發表意見的人聯系。

使虛擬會議更具互動性

雖然您可能不在同一個房間，但您的虛擬會議仍然可以進行互動。一個很大的優勢是，虛擬環境可以降低參與的門檻，因此你有機會從通常不會當面發言的人那裡收集想法和見解。您可以使用投票功能作為討論的熱身活動，並儘早吸引人們。

您還可以鼓勵與會者使用聊天功能，以便他們可以實时發表評論。邀請他們參加討論，而不僅僅是對他們講話。

如果您選擇的平臺提供虛擬的聊天室，請充分利用它們。你可以把人們分成幾個小組討論他們的想法。如果你願意，你可以自己加入這些房間，就像你在現場會議期間在房間裏漫遊一樣。

最後，當你準備好了，你可以通過點擊滑鼠把所有人帶回到更大的組。你可以利用這些工具來重現面對面會議的活力，所以要充分利用它們。

你的遠程會議不必感到遠程

虛擬會議通常會讓人感覺不受人情味、尷尬和孤立，但也有辦法讓他們感覺更親密。

首先，如果你是主持人，提前一點到達視訊會議，這樣你就可以在人們出現在你的熒幕上時向他們打招呼，並進行一些友好的閒聊。

鼓勵與會者打開他們的視頻-讓他們提前知道，如果這是一個要求，使他們有時間準備（或看起來體面）。使用人們的名字並邀請他們參與，如果他們覺得這樣做很舒服的話。通過直視鏡頭與參與者進行“眼神交流”來創造溫暖。並且確保相機的角度是一個舒適的水准，讓別人看到你。

記住微笑，偶爾插入一個笑聲，並傳達一個友好，迷人的語氣。

一開始可能會覺得尷尬，但不一定要覺得虛偽。你創造了一個吸引人的氛圍，幫助人們在一段艱難的時間裏感受到當下和相互聯系。

你的虛擬會議有包容性嗎？

隨著我們中越來越多的人通過電話或視訊會議與同事見面，重要的是每個人都能感受到彼此之間的聯系和包容。

如果你要領導一個會議，首先要製定基本規則。要求每個人關掉手機上的通知，抵制多工的誘惑。

與其直接討論你的議程項目，不如在會議開始的5到7分鐘內與人們進行交流。問所有人，“你們都好嗎？確保每個人都有機會回答。從誰是新來的，誰是最年輕的，誰是通常說得最少的人開始。

你也應該敞開心扉，這樣你就可以為自己的行為建立模範。

當你結束會議時，用電子郵件或即時消息跟進，以確保人們聽到了你的聲音，並確保他們對會議結果滿意。你應該通過各種媒體有多個接觸點來繼續對話。

如何鼓勵虛擬會議期間的參與

當每個人都在同一個房間時，很難讓人們在會議中引起注意，更不用說他們都是在家裡打電話來的。如何讓人們真正參與虛擬會議？關鍵是為與會者創造有組織的參與機會。

在開始的60秒內做點什麼，幫助參與者體驗你希望他們解决的問題。例如，你可以分享一些統計資料或軼事，使這個話題戲劇化。

然後把人分成兩到三組，給他們一個非常有限的時間來完成一個高度結構化和簡短的任務。一定要給他們一個溝通的媒介，就像一個鬆懈的通路。

如果你在一個虛擬會議平臺上，允許分組討論，那麼就要充分利用它們。然後讓小組彙報。如果不給小組另一個需要解决的問題，不要超過5到10分鐘。關鍵是設定並維持對有意義參與的期望。否則，你的參與者將退居到觀察者的角色，你將不得不付出額外的努力讓他們回來。