如何記錄會議記錄

會議記錄是作為會議或會議的正式書面記錄的詳細記錄。負責聚會的人通常會要求其中一個參與者來完成這項任務。總有一天，有人會成為你。雖然這不是一項非常困難的工作，但花時間是一項重要的工作。由於會議記錄是所發生事情的官方記錄，因此準確性至關重要。你必須做詳盡的會議記錄，如果有必要的話，人們可以在以後參考。

以下是一些建議，可以幫助你巧妙地處理這項任務。找出在會議之前、期間和之後要做的事情，以確保會議記錄有效。

會議前

· 選擇錄音工具。你會去舊學校用筆和紙，還是筆記型電腦、平板電腦或智能手機？和你的老闆商量一下，看看他們是否喜歡你用某種方法。

· 確保您選擇的工具處於正常工作狀態，並備有備用工具，以防原始工具出現故障。例如，如果你帶了一臺筆記型電腦，隨身攜帶一支筆和一張紙。如果你的電腦崩潰了，你不想在蒐索要寫的東西時停止會議。

· 在會議開始前閱讀會議議程。它可以讓你為你的會議記錄準備一個提綱。在上面的每個項目下麵留出一些空間，然後在那裡寫下你的筆記。這樣做會讓你的工作更輕鬆，只要主持會議的人堅持議程。

會議期間

· 傳閱簽到表，確保每個人都簽到。您需要在正式會議記錄中包括所有與會者的名單。

· 確保知道每個人都是誰。這樣就可以識別誰在講話並正確記錄這些資訊。

· 記下會議開始的時間。

· 不要試圖寫下每一條評論。只包括主要觀點是可以的。要非常小心，不要遺漏你不同意的項目。你的偏見不應該影響你。記住這是一個官方的說法，而不是你對所發生事情的看法。

· 寫下所有動議，是誰提出的，以及投票結果（如果有的話）；你不需要寫下誰贊成動議。當然，你所在組織的規則可能會有所不同，所以先和你的老闆核實一下。

· 如果對任何動議或討論的表決被延后到下次會議，請記錄下來。

· 記錄會議結束時間。

會議後

· 在會議結束後，趁腦子裏還記憶猶新，儘快把會議記錄列印出來。如果在會議筆記中發現錯誤或有問題，可以通過與其他與會者交談來快速解决。

· 在會議記錄的最終副本上，包括組織名稱、委員會名稱、會議類型（每日、每週、每月、每年或特別會議）及其目的。

· 給出開始和結束的時間。

· 提供與會者名單和會議負責人說明。把你的名字寫在參與者名單上，在你名字後面的括弧裏，說你做了會議記錄。或者，在文件末尾，您可以在簽名後寫上“分別提交者”，然後再加上您的姓名。

· 提交會議記錄前，請校對會議記錄。也可以請其他出席的人來檢查一下。如果你不小心漏掉了什麼，他們會讓你知道的。

除非另有訓示，否則請將它們提交給主持會議的人。

 

什麼是會議記錄？誰在會議室記錄?

會議記錄是書面或記錄的文件，用於通知與會者和非與會者會議期間討論的內容或發生的事情。會議記錄或筆記通常由指定的會議記錄員在會議過程中記錄，以便準確記錄會議期間發生的事情。

會議記錄通常包括：

· 參與者姓名

· 涵蓋的議程項目

· 參與者做出的决定

· 參與者承諾的後續行動

· 完成承諾的到期日

· 任何其他值得記錄以備將來審查或歷史的事件或討論

會議記錄作為歷史文件

作為歷史性文件，會議記錄對於記錄導致決策的關鍵想法或討論要點非常有用。例如，有效的會議記錄可以指定團隊討論的五種備選方案，以及選擇其中一種方案的關鍵原因。

典型商務會議的會議記錄不需要詳細記錄每一次討論或陳述誰說了什麼。當然，對於其他類型的會議，如庭審和正在討論法律訴訟的情况，這一規則是不同的。這些類型的會議確實需要準確記錄談話和發言。但是，除非人力資源部正在討論一場訴訟，否則典型的工作場所會議不會記錄每一件事。

 何時以及如何共享會議記錄

理想的情况是，會議記錄在電子設備上，例如筆記型電腦或iPad，在快速檢查拼寫、語法和清晰度之後，在會議結束時以電子管道分發給與會者。這樣，參與者可以立即通知他們的承諾和截止日期，並可以提出問題或尋求澄清。如果由於記錄者想要抄寫會議記錄或檢查其錯誤而無法做到這一點，他應在會議結束後的24小時內分發。

會議記錄還可以提醒團隊成員在會議期間所做的承諾，並幫助與會者將這些事項轉移到他們的行事曆和每日任務清單中

記錄員應在下次會議開始時檢查上一次會議的記錄，以便人們檢查其準確性和下一步行動。

組織如何處理會議記錄

對於會議的成功至關重要，會議記錄為與會者和未能出席會議的員工提供了會議記錄。如果沒有完整的會議記錄，會議成功的前景就會降低，因為總的來說，人們無法同時吸收和保留大量的資訊。

記錄會議記錄的員工通常是團隊成員，並在參加會議時做筆記。在涉及法律或政府相關辦法的會議或公司董事會會議中，未參加會議的個人會記錄正式會議記錄，並經常記錄會議過程。

為了準確地記錄關鍵資訊，會議記錄員必須能够洞悉細節並保持專注。該員工還必須有效地進行多工處理，以便能够在記錄會議記錄的同時參與會議。

在某些組織中，每次會議都由同一名員工記錄。或者責任可能會從一個員工轉移到另一個員工。記錄員的角色可以培養有效的領導能力和溝通能力，是一份令人垂涎的工作。

會議記錄要求

記錄儀的要求包括：

· 準確記錄會議上作出的决定、承諾和主要討論要點

· 記錄會議成員承諾的行動項目和截止日期（行動項目附有名稱，但會議記錄沒有說明誰在非正式的工作場所會議上說了什麼）

· 在會議結束時審查主要决定和任務或自願承諾和行動項目，以便與會者在離開之前達成一致意見

· 具有團隊合作精神和靈活性，因為與會者可以在會議記錄中添加或糾正他們不同意的任何內容

· 在會議結束後24小時內方便地分發會議記錄副本

讓團隊成員跟進會議結論

當會議結束后，挑戰才剛開始。你如何確保團隊成員會依照會議決議，專注在大家所同意的工作項目上？

當然，會議記錄會明確的記錄每個項目的負責人、具體行動目標、以及其必須完成的日期。

但是，這是不夠的。

你必須經常詢問各項目負責人，他是否能夠如期交付項目任務？你可以指派專人跟蹤，盯住項目會議記錄。

你的管理目標可以設定在讓項目完成率達到85%。不過，不要讓跟蹤項目的人成為了一個工頭。

如果項目確實不能如期完成，你應該帶著同情心、善解人意。如果團隊成員普遍不能按時完成，你應該再召集大家啦討論，看看哪些是必須檢討與做出改變？

Let team members follow up the meeting conclusion

When the meeting was over, the challenge was just beginning. How do you ensure that the team members will focus on the agreed work items in accordance with the resolution of the meeting?

Of course, the minutes of the meeting will clearly record the person responsible for each project, the specific action objectives, and the date on which they must be completed.

But that is not enough.

You must always ask the project manager if he can deliver the project task on time. You can assign someone to keep track of the project minutes.

Your management objectives can be set at 85% of the project completion rate. But don't let the people who follow the project become a foreman.

If the project is not on schedule, you should be compassionate and understanding. If team members are generally unable to finish on time, you should call together and discuss what is necessary to review and make changes.

開完會要跟進

在步出會議室時，你會鬆一口氣，以為完成了一項困難的工作。但是在會議中做成的決策，只有確實跟進，確保履行，才會真正有效。

你可以先從攥寫會議記錄開始。清楚記下會議中做出了哪些結論，每一項結論的主要負責人是誰，以及後續必要的行動。將會議中使用過的文件，例如會議簡報，一併發出給與會人員，以及必須知悉的其他人。

這個會議記錄也必須訂下每項工作的完成日期，並且在你的工作日記表上，以便你能夠確保這些工作可以按期完成。

如果在會議決議中，牽涉到某些重要的人，例如你的老闆，你必須和他保持個人接觸，讓他知道所有狀況與後續行動，尤其是必須獲得他的支持時。

最後，花一些時間來回顧會議，你是如何擔任會議主持人的，你下次會如何進行會議。

Follow up after the meeting

When you step out of the conference room, you'll breathe a sigh of relief and think you've done a difficult job. But decisions made at meetings can be really effective only if you do follow up and ensure performance.

You can start by writing the minutes of the meeting. Make clear what conclusions are made in the meeting, who is responsible for each of the conclusions, and the necessary actions to follow. The documents used in the meeting, such as the meeting briefing, should send to the participants and others who must be aware of.

The minutes of the meeting also have to be made up of the completion date of each job, and on your work diary so that you can ensure that the work can be completed on schedule.

If there are some important people involved in the meeting resolution, such as your boss, you must keep in touch with him, let him know all the circumstances and follow up, especially when you have to get his support.
Finally, take some time to review the meeting, how do you serve as the moderator, and how do you do the meeting next time?

三招讓你的會議不會走岔

許多會議開起來容易走岔，例如會有人發言不著邊際，未按會議主題發言，或是有人長篇大論，拖延會議時間。

如何能夠讓一場會議保持專注，而不會讓你成為工頭般的老是要控制會議，也不會傷害到發言者的創意？

1. 擬妥會議通知。事前就妥善擬好會議議程/議題的通知單，最好同時列出會議中不預備討論的內容。
2. 安排關鍵的會議發言人。如果一場會議有太多人，而沒有預先指定安排發言者，會議很容易失控。如果你事前就知道某人習慣滔滔不絕，在開會前就先請他在會議中的評論要控制在1分鐘內，以便讓其他與會者能夠聽取到更多的其他人的意見。
3. 讓會議具有執行力。會議結束前，要決定後續的行動，以及各項目的負責人，以及何時可以完成工作。會議結束后，發出會議記錄，以便每個人都能夠清楚知道，並且實際負責起來。

Three ways to keep your meeting from interrupting

Many meetings are prone to divergences, for example, some people may not speak according to the subject matter of the meeting, or some people may make lengthy remarks and delay the meeting time. 

How can you keep a meeting focused so that you don't become a foreman who always controls the meeting and doesn't hurt the creativity of the speaker? 

1. Prepare notice of the meeting. Prepare the notice of the meeting agenda / issue in advance, preferably listing the content that is not intended for discussion during the meeting. 
2. Scheduling of key conference speakers. If there are too many people in a meeting without having scheduled speakers in advance, it is easy for the meeting to get out of control. If you know in advance that someone is used to talking, ask him or her to limit his comments to one minute before the meeting so that other participants can hear more from others. 
3. Give the Conference executive power. At the end of the meeting, decisions are made on follow-up actions, the heads of projects, and when the work can be completed. After the meeting is over, minutes of the meeting are issued so that everyone can clearly know and actually take care of it.

不要輕易安排會議

有些人會熱衷于召集會議。但是，多數的會議是浪費大家的寶貴時間的。你召集會議的目的是什麼？是要分享資訊？還是要得到回饋意見？能不能用開會以外的其他方式進行交流？

以下的作法，可以顯示你尊重其他人的時間：

1. 開會只用來討論團隊必須發展的事項。不要用會議來散佈“請供參考的資訊”，或作“理念宣導”。哪些資訊，你可以用郵件發佈。
2. 會議通知單必須有清楚的討論議題。不要開會前幾分鐘才通知，要有充分的時間讓與會人員可以準備好他的意見。
3. 做好并發佈會議記錄。將會議記錄發佈給相關者。有些人必須知道會議結論，但是不一定需要出席討論。會議記錄也可以確保會議結論得到實際推動。

Do not arrange meetings easily

Some people are keen to convene meetings. However, most meetings are a waste of everyone's precious time. What is the purpose of your meeting? Is it necessary to share information? Or do we need to get feedback? Can we communicate in other ways besides meetings?

The following tips can show you respect other people's time:

1. Meetings are only used to discuss matters that must be developed by the team. Do not use meetings to disseminate "information for reference" or "idea propaganda". Which information can you post by email?
2. Conference notices must be clearly discussed. Don't give a few minutes'notice before the meeting, but have plenty of time for the participants to prepare their opinions.
3. Completes and releases meeting minutes. Issue minutes to stakeholders. Some people must know the conclusions of the conference, but they do not necessarily need to attend the discussion. The minutes also ensure that the conclusions of the conference are actually promoted.

不要讓會議被浪費了

如果你邀請了許多人來開會，並且在會上做了許多重要的討論，但是卻沒有跟進，那麼開這樣的會議有什麽用處？

每次開完會，一定要做出工作計劃表。這個工作計劃表應該包含重要的會議結論，下一步如何，誰應該負責每一步，以及所要求完成的期限。簡明扼要，儘可能在一頁長度內交待完畢。

將這個會議記錄在開完會后，儘快發出去，讓每個相關的人員都能夠保持工作動力。然後，依照工作進度表所列的進度，追蹤每個負責人的實際進度，確保所有工作都如期、如實進行中。

你如果能夠確實跟進會議結論，人們就愈會支持你所召開的會議，並且讓所有後續行動都能夠成功。

Don't let the meeting be wasted

If you invite a lot of people to a meeting and make a lot of important discussions at the meeting, but you don't follow up, what's the use of such a meeting?

At the end of each meeting, we must make a work schedule. This worksheet should contain important conference conclusions, what the next step is, who should be responsible for each step, and the required deadline for completion. Concise and concise, as far as possible within a page length.

After the meeting, send out the minutes as soon as possible so that everyone concerned can maintain their motivation. Then, according to the schedule, track the actual progress of each person in charge to ensure that all the work is carried out on schedule and truthfully.

If you follow up the conclusions of the meeting, the more people will support your meeting and make all follow-up successful.