溝通是你個人生活中每一段關係的基礎，在商業上沒有什麼不同。如果沒有有效的溝通，你的員工、客戶和你接觸的其他人之間可能會產生誤解、問題和衝突。溝通不良會使有效的授權、提高生產力和愉快的工作環境幾乎不可能實現。
下面的提示將幫助你微調你的溝通技巧，這樣你就可以節省時間，减少壓力，並通過在你的企業中的每一次互動中有效溝通變得更有效率。
1. 限制分心和傾聽
傾聽是有效溝通的關鍵，但並不總是那麼容易。成為一個更好的傾聽者的一個方法是在你的談話中儘量減少分心的事情，這會使你很難聽到和理解別人的話。這可能意味著關閉電子郵件用戶端、關閉電話鈴聲或關閉辦公室的門。通過做這些小事，你可以確保和你說話的人得到你的充分關注。
限制內心的分心也很重要，也就是說，你腦子裏發生的一切。當你在一次會議或談話中有幾個話題需要處理時，匆匆忙忙地把你所有的想法都說出來可能很誘人，但這會引起混亂，並可能讓對方覺得自己的意見並不重要。慢下來，記住溝通是雙向的。建立一種允許雙方都有發言權的互讓。
2. 反應要快
當衝突發生，或者有人對你的業務、產品、服務等有抱怨時，你能做的最糟糕的事情之一就是忽視它。在大多數情况下，應該立即做出某種回應，即使只是一個簡短的聲明，你會調查這個問題。
如果你等到掌握了所有必要的資訊後再聯系不開心的一方，他們可能不僅會不開心，現在還會生氣。在任何情况下都要保持溝通通路的暢通，盡可能地做出回應，確保接觸你的人覺得他們的問題對你很重要。
3. 問正確的問題
很多交流都依賴於獲得你需要的資訊，很多時候這意味著你需要問正確的問題。在談話的每一部分，你都應該問一些關於哪些問題的線索。你需要能够傾聽並專注於這些線索，以找出哪些問題將解開你需要的資訊。
以一個沒有達到目標的員工為例，他通常在工作中不開心。如果你不提出正確的問題，你可能永遠無法找到問題的根源，這可能是任何事情，從個人問題到受到挑戰。
4. 充分利用會議
如果會議計畫不周密、組織不周密，那麼會議就以浪費時間而臭名昭著。如果你是組織者，你應該做的第一件事是尊重每個人的時間，使你的會議盡可能有效地提前安排。然後，花點時間準備一份議程，概述會議的重點和安排會議的結構。
以下是一些其他智慧會議提示，可幫助您確保會議富有成效：
· 在會議開始前一到兩天，在適當的時區確認會議時間。
· 指派一名會議主持人負責會議的管理，確保與會人員遵守議程。
· 鼓勵與會者提出意見和問題。
· 記筆記，或指派其他人記筆記，以記錄會議的重要細節。
5. 整合溝通方法
面對面或語音對語音通信對於消除電子郵件帶來的時間挑戰是非常好的。但如果涉及的各方都不在同一個頁面上，也會造成更多的問題和困惑。
即使你的大部分交流都是通過電話或網絡活動進行的，你也可以創建摘要電子郵件，概述討論內容、下一步行動以及誰負責。它可以是一個偉大的作法，結合不同的溝通方法，以更有效（和較少混淆）向前移動的溝通。
6. 注重客戶服務
良好的客戶服務有賴於雙向溝通。通常，當與客戶發生衝突時，解决問題的關鍵是溝通以發現問題，然後繼續溝通，直到確定解決方案。
與客戶保持長期關係的一種方法是保持暢通的溝通通路。這意味著要求你對事情的進展以及他們對你所提供的產品和服務的看法提出意見。它可以在項目結束時，在日常對話中，與一個焦點小組，或通過正式的調查來完成。
7. 利用你收到的回饋
如果你已經在和你的客戶溝通，你可能會定期收到迴響，即使你沒有通過正式的管道徵求回饋。它可以成為客戶和潛在客戶如何看待您的業務、產品和服務的有用資訊的金礦。然而，為了有效，您必須使用這些數據來更改和改進您的流程。創建一個收集你在一個地方收到的迴響的流程，然後每個月或兩個月留出時間來分析數據，並創建一個實施和跟踪改進的計畫。
歸根結底，有效的溝通是你在工作中使用的最重要的技能之一。如果你的溝通技巧需要一些微調，花點時間分析你的溝通管道和溝通結果。然後專注於你能隨著時間的推移而改進的方法。你可能會驚訝於這會讓你與員工、客戶和同事的關係變得更好。
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