你對員工的傾聽夠了嗎？

當人們對工作不滿意時，他們會感覺好像有兩種選擇：辭職或表達他們的擔憂。組織可以通過創建人們希望選擇後者的工作環境來防止人員流動並留住更多的員工。

幫助員工感到被傾聽的一種方法是定期進行匿名調查，讓他們對自己角色的各個方面給出回饋。當人們可以在不面對後果的情况下大聲說出他們的挫折時，管理者可以獲得對他們的員工想要和需要的有價值的洞察。

與領導團隊分享這些調查的結果；您可能希望在公司範圍的非現場會議或團隊會議中解决常見問題。

對經理來說，向員工展示他們在突出問題上的行為也很重要。你可能無法解决每一個問題或解决每一個不滿，但證明你願意傾聽是朝著改善每個人的工作邁出的一大步。

使用專業技巧來計畫和實施工作中的變革

人們通常喜歡組織在變革後的看起來的樣子，但是當變革被引入時，他們可能會強烈地抵制改變。

這是因為員工是人。他們害怕變化的另一面會存在什麼，因為他們現在在這裡很舒服。即使員工承認需要變更，您也需要逐步引入變更，並遵循建議的計劃建立變更的支持和所有權。

這些組織變革中的步驟，雖然並不總是出現在時間表上，但會隨著組織對工作方式進行變革而發生和發揮。以下作法允許您以最少的痛苦和挑戰進行更改。

• 這些變更管理作法應該幫助您實施從實施新目標和方向到精實製造到全面組織變革的變更。以耐心、溫和幽默、優雅、堅持不懈、實用主義、尊重、理解和支持，與參與變革過程的人打交道。
• 從長遠和廣泛的角度看待變化，並考慮一年、三年和五年內變化的影響。
• 設定變更，使組織中的人員體驗到一些早期勝利。
• 認識到有效的變革通常是對員工世界觀的重新調整，而不是一個月的計畫或風格。
• 參與變革的人需要認識到變革是有風險的；變革可能是可怕的；變革往往會帶來真正的願望，需要回到他們的舒適區。有效的變革需要時刻保持警惕，以防回到過去舒適的經營作法。
• 最後，儘管員工需要慶祝新的開始，你也需要為員工提供機會，讓他們哀悼過去，放下熟悉的工作方式。認識到即使改變對你的組織來說是一種真正的收穫，它也總是一種損失。

人們失去了同事、舒適的工作流程、已知的做事方法、通信網絡、安全性和穩定性，或者對自己能力的信心。認識到他們的損失，你將幫助人們更快地與你一起進入勇敢的新世界。

如何打破會議僵局

當會議的目的是做出决定，但小組不能達成共識時，你會怎麼做？

通常，瞭解正在發生的事情是有用的。你可能會這樣說：“好吧，這是一次困難的談話，但讓我們先喘口氣，然後一直保持下去，直到我們到達一個好的地方。”

然後概述一個清晰的過程來解决這個問題；如果人們相信它不會成為一個自由的人，談話會變得更好。試著在白板上記錄下人們所提出的觀點，這將讓每個人回顧到目前為止的對話，並思考是否需要新的資訊。

您可能還想向其他人徵求關於推進對話的建議。然而，不要僅僅在這個問題上投票。這往往會導致不愉快的多數。無論你使用的是什麼過程，都要提醒每個人要有積極的意圖，保持和藹可親的談話，互相傾聽。

提高生產力和節省新員工入職成本

有效的入職實踐創造出忠誠、高效的員工

在一家快速發展的公司裏，你很難想像改善你的入職流程。儘管你可能會左右招聘新員工，但你不能讓他們一開始就為自己謀生。

入職的重要性

入職比許多領導人意識到的更重要。在最初的90天裏，你向新員工介紹你的公司文化、他們的職責和你的期望，以及公司的具體目標和文化。現在是新員工與管理層、同事和整個公司建立融洽關係的時候了。你需要以精確和高效的作法完成這一切。

懶惰的入職可能會導致沒有生產力的員工，這與你期望的結果正好相反。你希望新員工對自己的工作感到興奮，並通過適當的入職實踐快速提高工作效率。更重要的是，糟糕的入職也會使一個組織損失一堆錢。

通過實施培訓技術提高入職率

許多培訓技術使員工很容易從任何地方獲得培訓和入職培訓。這項技術使經理和人力資源員工在特定的時間和地點接受入職培訓。技術允許新員工在自己方便的情况下完成所需的培訓。

許多學習管理系統也進行了移動優化，這意味著您可以從任何設備（包括智能手機、筆記型電腦和平板電腦）訪問您有互聯網連接的任何地方的入職計劃。80%的員工都在轉向移動設備接受繼續教育。雇主應該利用這個機會把自己的培訓內容放在員工面前，這樣他們就可以隨時隨地訪問這些資訊。

創建虛擬勞動力

許多公司發現，他們的員工可以生產高品質的工作，完成他們的日常活動，而不必麻煩到辦公室來。員工幾乎可以通過Skype、電話會議等機會見面。

創造一種允許遠程辦公的商業模式，也有助於公司在辦公地點之外雇傭頂尖人才。然後，公司可以在不需要建造更多辦公室的情况下發展，也不需要購買整層樓來為員工騰出空間。

但是，只有這些新員工被有效地入職，創造一個擁有不斷增長的人員和新員工的虛擬勞動力才能奏效。否則，可能會導致碎片化、溝通錯誤和生產力下降。高效、精確的線上入職，真正融入公司的使命、價值觀和目標推動工作場所的新模式：虛擬勞動力。

創建吸引人的入職內容

如果你的入職內容枯燥乏味或脫離，它將失敗。有很多考慮因素，包括眾所周知的短注意時間。這裡有兩個關於創建吸引人的內容和培訓的作法。

• 將內容和培訓視為過程而非事件。你的內容和培訓應符合新員工學習、確認、測試和融入所有這些新事物所必須經歷的旅程。
• 使用培訓技術，鼓勵公司領導到團隊經理，添加自己的個人背景和經驗作為色彩。這使得新員工能够從公司特定的專業知識中學習和受益，而這些專業知識只能從特定公司的內部人員那裡獲得。

易於訪問和使用的內容有助於新員工有效地通過入職培訓，因為他們能够快速保留所提供的資訊。這將减少雇用日期和生產力之間的滯後時間，並最終提高底線。

降低成本

有效的入職不僅提高了收益，而且降低了成本。通過線上入職，你减少了經理和人力資源團隊成員離開日常職責的時間，從而將時間花在為新員工提供培訓上。有效的線上入職還可以培養虛擬員工隊伍，這可以降低辦公空間成本，並允許更多的自由選擇來選擇將提高生產力的頂尖人才。而且容易消費的線上入職會使入職流程變得更加順暢。

所有這些因素共同創造了一個無縫的入職體驗，將提高每個新員工的投資回報率，提高生產力，節省資金，最終創造一個更具凝聚力的公司，為發展做好準備。

製定職業發展計畫的步驟

職業道路對於指導員工發展至關重要

在許多工作場所，員工的成長和發展需求並不是一個典型的優先事項。然而，當員工意識到他們必須從工作中獲得的因素時，職業成長和發展是前五名之一。

職業發展計畫是雇主和雇員的勝利。該計畫重點關注員工的成長和發展需求，以及組織可以提供的幫助，以便員工有機會發展其職業生涯。除了不斷發展自己的職業生涯，員工們還對個人和職業發展感興趣。

製定職業發展計畫

您可以通過採取一些簡單的步驟，與員工一起製定職業發展計畫。為了使職業發展規劃有效，擴大你和你員工的發展觀。外部培訓班並不是培養員工的唯一途徑。內部提供的開發通常更有效。以下是創建計畫的一些方法：

• 告訴員工你想與他會面，討論職業發展計畫和希望。請員工提前考慮他的成長和發展選擇，以及他們如何看待自己在公司的職業發展。鼓勵員工思考如何看待自己的職業發展。
• 建議員工思考並準備討論這些問題：員工希望在三年內實現什麼職業或職業發展目標？員工今年想要完成什麼？為員工提供實現這些目標的機會
• 準備關於員工可以做什麼的建議，以確保他在職業道路上取得進展。確定並討論組織可以提供的資源和支持，以便員工能够完成其職業工作或職業發展目標。
• 確定哪些職業和個人目標將有助於員工在當前工作中提高或發展出色的績效。這個組織能提供什麼額外的支持，使員工能够實現這些目標？
• 與員工召開會議討論問題，並在員工參與的情况下製定計畫。靈活變通，因為員工可能有他或她想討論的其他途徑。作為一名經理，你的工作是瞭解員工可以選擇的所有選項，例如工作接班、指導和針對特定技能的指導。
• 確保您掌握最新的速度，並且能够充分瞭解為您的報告人員提供的所有培訓和發展選項。許多員工除了上課外，沒有考慮其他任何方面的發展，與他們分享所有額外的培訓選項也很有幫助。
• 創建並填寫一份詳細說明員工職業發展計畫的表格，並將其轉化為人力資源，以供審查、補充輸入和歸檔。

執行計畫

員工發展是一個偉大的概念，但並非沒有問題。最好的計畫讓員工肩負起貫徹執行的責任。否則，如果員工沒有完成發展機會，他可以選擇將責任歸咎於管理層，這對所有相關方都是不利的。

• 指導員工朝特定方向工作，但不要為他工作。如果員工的溝通能力不好，那就讓他有責任找到一個優秀的聽力課。如果結果是一個糟糕的選擇，那麼他就有責任，如果結果不理想，就不能把責任推到其他人身上。人力資源部可以幫助員工探索自己的選擇，但最終由員工負責選擇和跟進。
• 如果員工發現他認為是一個很好的發展機會，他負責向公司推銷這個想法。員工應根據人力資源部員工的經驗選擇優秀的供應商，避免低質量的開發機會。人力資源部擁有員工所需的經驗。

職業發展規劃中應避免的問題

當你和向你彙報工作的員工製定職業發展計畫時，有些問題和聲明是你想要避免的。一些類型的問題會妨礙有效的計畫，例如：

• 通過承諾公司將提供培訓或任何其他承諾利益，保證或與員工簽訂合同。你所能做的最好的事情就是說你會盡你所能地提供幫助，但是公司的發展、經濟環境、優先事項和目標都會影響到員工想要的發展道路、晋昇和職業目標。什麼都不能保證。
• 避免過度承諾雇主的聲明。
• 擁有或負責執行計畫的經理。職業發展計畫屬於員工。你可以促進員工的追求，與員工一起探索各種選擇，在可能的時候為員工提供機會，鼓勵員工為其職業和技能的發展和擴展製定目標，但你不能為他們這樣做。員工必須擁有自己的計畫。
• 過度投入時間或資源。儘管你致力於幫助那些向你彙報情况的員工成長，但除了你的其他工作之外，你還有有限的時間來提供幫助。例如，除非你已經知道一個很好的班級或資源，否則研究員工發展技能的選擇不是你的工作。

工作場所持續改進的好處

持續改進計畫是一系列活動，旨在通過不斷的審查、量測和行動，使產品、服務或過程逐步持續改進。這稱為PDCA，代表計畫（Plan）-執行（Do）-檢查（Check）-行動（Action）的迴圈或一種稱為改善的方法，是用於支持持續改進的最著名的框架。

為什麼實施持續改進

致力於持續改進的組織認識到這些行動對於提高產品品質、提高客戶滿意度以及提高效率、生產率和利潤的重要性。

持續改進的4種不同行業應用

不同的行業應用包括：

流程密集型行業。在流程密集型行業和應用中，持續改進計畫允許個人和團體識別效率低下或瓶頸。這為人們提供了簡化流程和最小化時間、工作和浪費的機會。持續改進是豐田生產系統（稱為精實方法）及其對改善的使用所固有的。

硬體產品應用。在以硬體產品為中心的應用程序中，基於客戶回饋的持續改進計畫允許製造商提高產品品質，增强後續產品的產品能力，並確定簡化生產流程的機會，重新生成結果。降低成本。

服務業。在以服務為中心的行業中，持續改進以提高效率和加强服務提供質量。從餐飲業到洗車業，這些公司必須定期量測客戶滿意度並觀察活動，以確定改進結果的機會。

軟體公司。在許多軟體發展活動和方法中，包括瀑布和敏捷方法，持續改進的理論和實踐是固有的。在瀑布中，一個產品是根據詳細的規範開發的，完成的應用程序是測試bug的。缺陷得到修復，新版本得到測試，預計隨著時間的推移，缺陷的數量會减少。敏捷方法結合了較短的開發週期並提供持續的客戶回饋，隨後的版本在能力、質量和效能方面得到了改進。

PDCA迴圈

PDCA通常是一個沒有開始或結束的迴圈，這意味著持續改進是一個永不停止的過程。

對PDCA迴圈的簡單描述是：

• 計畫（Plan）。確定機會並製定改進計畫
• 做（Do）。在小範圍內測試變化，以便觀察和量測結果。
• 檢查（Chaeck）。評估測試結果並總結經驗教訓
•  採取行動（Action）。如果測試成功，在稍大的範圍內實施變更，並監控結果。

記住，這個過程是一個迴圈。如果測試失敗，重複整個過程。如果可行，監控結並重新開始新的計畫，以促進更多的改進。不斷改進的工作是永無止境的。

每位管理者都需要瞭解的繼任計畫

它確保您的員工做好了角色準備

繼任計畫是一個組織確保員工被招募和發展以在公司內擔任每一個關鍵角色的過程。在這個過程中，您確保永遠不會有其他員工沒有準備的關鍵角色空缺。這一點也很重要，因為你在組織內部培養了自己的人才長凳力量。

當然，偶爾會出現一些你沒有準備好的情况，但是對於絕大多數員工流動來說，你的繼任計畫已經到位。你將有一個系統化的流程，讓員工在空缺時能够勝任關鍵崗位。

通過你的繼任計畫流程，你招聘優秀的員工，培養他們的知識、技能和能力，並為他們在你的組織中提升或提升到更具挑戰性的角色做好準備。

員工下一個角色的準備工作也可能包括調到不同的工作或部門，以及在職陰影，因此員工有機會觀察各種工作。

積極推行繼任計畫，確保員工不斷發展，以滿足組織中的每一個需要的角色。隨著組織的擴張、關鍵員工的流失、提供晋昇工作機會和新增銷售額，繼任計畫將確保您的員工隨時準備好並等待新角色的到來。

誰需要繼任計畫？

所有組織，無論其規模大小，都需要繼任規劃。雖然在一個十人制的公司裏，每個角色都有潜在的接班人的可能性較小，但你可以儘量減少交叉訓練。

交叉培訓確保員工做好準備，在員工辭職時照顧關鍵工作。這可以防止責任從裂縫中跌落。如果關鍵員工離職，這將保持任務的正常進行。這並不如擁有一個訓練有素的員工有效，但對於每個角色來說，這並不總是可能的。

公司現時如何進行繼任規劃？

許多公司尚未在其組織中引入繼任計畫的概念。其他人則以非正式和口頭的作法計畫關鍵角色的繼任。

在其他談話中，高級領導團隊提出了他們認為在其組織中具有巨大潜力的强大參與者的姓名。這有助於其他高級領導瞭解當他們尋找一名員工擔任關鍵角色時，誰有可能被提升或重新分配。

一個更正式化的系統的好處是，組織對指導和發展員工表現出更多的承諾，以便他或她準備接管。在上面的例子中，如果瑪麗離職或升職，埃裡克將接替她，發展他的技能是一個優先事項。

從組織上講，它允許所有經理知道組織所有領域的關鍵員工是誰。這使他們能够在任何關鍵角色出現時考慮到强大的參與者。

對雇主和雇員的好處

有效的繼任計畫為雇主和員工帶來了好處，這絕對值得你花時間。

繼任計畫對員工的優勢包括：

• 知道下一個角色在等著他們的員工會得到自尊和自尊的提升。這提高了員工的效率和價值。
• 瞭解組織對你下一個潜在機會的計畫，並且有一個計畫會增强你對職業發展和職業機會的渴望。這種發展是員工希望從雇主那裡得到的領域之一。
• 你可以確定必要的技能、經驗和發展機會，以幫助員工在下一個工作機會出現時做好準備。
• 能够與經理或首長合作，確保員工有一個職業計畫，使他朝著下一個機會的方向前進。這個人是員工獲得職業發展所需經驗和教育的能力的關鍵。
• 員工的價值與組織的其他成員共享，這樣，如果出現機會，經理可以考慮讓員工擔任該角色。在非正式的系統中，整個組織的經理可能不知道員工的價值和他的技能。（即使現在的經理已經分享了這些資訊，在忙碌的世界裏，也很難記住。）

繼任計畫雇主的優勢包括：

• 你依靠員工來執行任務和願景，並實現組織的目標。關鍵員工的流失會削弱你實現這些重要目標的能力。
• 隨著公司的發展和服務的擴展，您需要有準備的員工參與其中。或者，你缺乏成熟的員工會阻礙你的發展計畫。
• 如果您决定提升員工或重新設計組織，則需要準備好替換員工，這樣您就可以在不受缺少替換員工的阻礙的情况下進行必要的更改。
• 有關關鍵、熟練、有貢獻的員工的知識在整個組織範圍內與經理共享。這一資訊使管理者能够考慮任何空缺職位的最廣泛候選人數量。它還向您的員工強調，您的組織為他們提供了職業發展機會。
• 有效、主動的繼任計畫使您的組織能够做好應對所有突發事件的準備。成功的繼任計畫建立了後備力量。

培養員工進行繼任計畫

要培養您的繼任計畫所需的員工，您可以使用諸如橫向調動、特殊項目分配、團隊領導角色以及內部和外部培訓和發展機會等實踐。

通過您的繼任計畫流程，您還保留了優秀的員工，因為他們欣賞您在他們身上投入的時間、注意力和發展。當員工能够看到他們持續成長和發展的職業道路時，他們就會有動力和積極性。

要在組織中有效地進行繼任規劃，您必須確定組織的長期目標。你必須雇用高級職員。

你需要確定和理解你的員工的發展需求。你必須確保所有的關鍵員工都瞭解他們的職業道路和他們正在開發的角色。您需要將資源集中在關鍵員工保留上。你需要瞭解你所在領域的就業趨勢，以瞭解你在外部擔任的角色有困難。

幫助你的團隊接受變革

公司在不斷變化。無論變化是大是小，領導者都需要激勵員工接受新事物。以下是一些方法：

• 談論人們的感受。改變會激起很多情緒（比如恐懼、沮喪和焦慮）。定期召開會議，讓人們表達他們的擔心，並鼓勵他們誠實。
• 講故事。故事可以成為人們如何克服挑戰的有力例子。思考員工面臨的挑戰，並分享與之相關的故事。
• 問“如果？“問題。”如果我們從頭開始構建我們的工作流程，它們會是什麼樣子？“ 如果我們都是自由職業者怎麼辦？我們如何以不同的作法解决問題？“用改變作為催化劑重新思考事情的作法。
• 把錯誤當作學習的機會。每個人都搞砸了，所以鼓勵人們談論他們的錯誤是如何幫助他們成長的。建立一種獎勵員工承擔明智風險的文化。

在組織結構圖上，職務是什麼意思？

員工在組織層次結構中的位置

職務是你稱之為執行特定工作的員工的正式職務名稱。職務在一個特定職位上指定具有特定地位的特定角色。在公司的組織結構圖上，每個職位在組織的層次結構中的特定級別發揮作用。

職位名稱是什麼

這些職位名稱指定了一個組織的工作結構中的層次結構，從行政管理層到低級別員工。它們還表示員工的報告關係以及公司內部的狀態級別。在某些情况下，職務指定個人為公司的高級職員，其具體職責是使其在其職位上承擔法律責任。這些職位包括首席執行官、總裁和副總裁。

您將在反映組織文化的組織結構圖上找到顯示的職務和組織層次結構。

這些排名顯示了您對自上而下的分層組織的承諾，而不是相對平坦的報告結構。

職務層次結構中的級別

組織提出了各種各樣的頭銜，他們認為這些頭銜可以證明他們的企業價值觀，定義一個職位的職責，並在組織的層次結構中指定職位所處的位置。值得注意的是，根據公司、行業、地點和公司規模，同一份工作可以有不同的頭銜。

在人力資源領域，通常使用的職務範圍從行政助理到律師。

這些是您通常在一個組織中找到的職務，職務級別用數位表示。在任何一個組織中都找不到它們，並且會發現許多適合該組織及其層次結構的變體。

歷史上，前三位是：

• 董事會主席
• 董事會副主席
• 董事會（成員）

儘管首席執行官甚至總裁經常坐在董事會上，但這些人不屬於本組織的運作。

下面是一個傳統的組織內部層次結構的例子。

• 首席執行官(CEO）

首席運營官（COO）、首席商務官（CCO）、首席財務官（CFO）、首席科技官（CTO）、首席信息官（CIO）、首席知識官（CKO）、首席創新官（CIO）、首席數據官（CDO）、首席戰畧官（CSO）、、首席行銷官（CMO）、法務長（Chief Justice）、首席人力資源官（CHR）、首席行政官（CAO）

• 總裁
• 執行副總裁
• 經理
• 職能中層管理者
• 雇員、自由職業者、契约雇員、臨時雇員、臨時雇員。兼職雇員

組織結構圖

組織結構圖是一種可視的溝通工具，它允許員工和其他利益相關者查看員工職務以及組織中的報告關係。

組織結構圖通常使用方框和垂直和水平線來連接方框來描繪組織的結構。垂直線顯示了首長及其報告人員的報告關係。

橫線或橫線表示工作關係。虛線或虛線表示與可能監督您的工作或項目的員工建立了牢固的工作關係。但是，員工不是你的老闆。

組織結構圖應用和類型

組織結構圖用於：

• 組織和監督溝
• 勞動力規劃
• 部門或團隊規劃
• 資源規劃
• 變更管理
• 組織結構調整或重新設計
• 工作分析

如果您查看一個組織結構圖，發現垂直框的行數與框中延伸的關係線很少，那麼該組織可能是層次結構。

平面組織結構圖上的框具有更橫向的關係。在一個基於團隊的授權組織中，每個首長都有許多報告人員。

而且，基於團隊的組織結構圖可能側重於團隊之間的關係，以說明人員和團隊之間的相互聯系。

對未來的預測

一些分析師和顧問預測，你將看到首席運營官、首席執行官和首席信息官等高管職位在首席級別（或通常稱為C-Suite）的職位不斷擴大。

隨著人才爭奪戰的加劇，勝任這些職位的合格高管將要求獲得C級頭銜，這樣他們就可以擁有與其共同高管同等的權力和責任。

分析師還預測，通過取消許多中層管理角色，有利於向高管彙報的高管層管理人員，層次結構將趨於扁平。這將有助於消除在有效溝通過程中經常產生問題的溝通和目標定義水准。

不要拒絕正面回饋，學習它

我們大多數人都記得重要的回饋。因為它很刺耳，很有威脅性，它會一直留在我們的大腦裏。但是積極的回饋是瞭解你的長處和成長領域的寶貴管道。

創建一個空間（數字或物理）來保存您得到的表揚，從感謝卡到評估中的書面注釋，再到線上的評論。當你得到混合的回饋時，把積極和消極的方面分開，把積極的方面也放在你的榮譽資料夾裏。在行事曆中設定一個時間，定期查看和反映您保存的內容。

問問你自己：我能識別哪些模式或主題？在新的情况下，我如何利用我的優勢？關於我的長處，我還能學到什麼？誰能提供這種觀點？

沉浸在你得到的積極回饋中可能會感到不道德或不舒服。但是你可以這樣想：有人用他們的作法來突出你擅長的東西，所以使用它。