鼓勵員工做好自我紀律管理

建立一個可以最小化紀律處分的工作環境

大多數管理者和首長不喜歡採取紀律處分幾乎和他們不喜歡做傳統的績效評估一樣多或更多。員工比首長更不喜歡紀律處分。如果每個人都如此强烈地不喜歡紀律處分，那麼為什麼紀律處分作法在今天的大多數組織中都有一席之地呢？

為什麼大部分員工手冊中都有一大塊專門用來概述可能發生的犯罪行為以及由此產生的對做錯事員工的懲罰？這些問題的答案和你試圖回答的關於人的任何問題一樣複雜和複雜。

為什麼有必要製定紀律處分框架？

我們的訴訟社會是雇主希望始終如一、公平對待員工的原因之一。你也可以研究許多家庭中孩子的成長歷程。

在互聯網上蒐索“自律”一詞，大量的內容都是關於父母如何以促進自律的作法撫養孩子。關於如何有效地管理漸進式紀律流程的文章也很容易獲得。

解決方案？建立自律工作環境

這個問題要簡單得多。你不能對過去做任何事情；作為一個雇主，你不能影響你的員工成長的環境。你無法控制他們在工作環境中培養出他們為你的組織帶來的技能、知識和職業道德。

你能控制什麼？你可以創造一個工作環境，鼓勵你雇用的人發展和實踐自律。

當人們實行自律時，對監督干預或外部强加的紀律的需要被最小化。監督者將時間花在有趣的事情上：鼓勵、發展和建立關係。以下想法將幫助您創建一個人們練習自律的環境。

如何營造自律的工作環境

• 明確你的期望。人們需要知道他們的確切期望。如果你想看到持續的改進、主動性和問題解决，讓他們知道。提出基本的工作描述，但並不是全部包含，因為你想鼓勵一些靈活性。此外，花時間與新員工討論什麼對您和您的組織很重要。是時候好好投資了。
• 鼓勵主動和自律的行動。表揚個人，提供支援，確保想法或過程得到實施。告訴對方你是多麼感激他們的貢獻，你希望他們的貢獻繼續下去。以對個人很重要的作法獎勵他們。考慮一些選擇，比如更多的報酬、休假、首長的時間和注意力、特殊任務、委員會領導角色或培訓和個人發展機會。
• 把員工當成年人對待。想想成年人希望如何對待。他們只需要最低限度的規則和指導方針，只需要確保有序、公平、一致的工作環境所必需的政策。他們想要提供關於任何涉及到他們自己或他們的工作的決策的資訊。
• 尊重員工。
• 提供良好的培訓，尤其是對新員工，或在實施新的工作流程時。提供問題解决和流程改進方面的培訓，使人們擁有為持續改進做出貢獻所需的能力。
• 提供所有政策和辦法。在實施新政策之前徵求員工的意見。召開專題小組，評估員工對潜在新準則的反應。在員工或團隊會議中討論新政策。留出時間提問和討論。然後，盡可能始終如一地執行政策。
• 讓你的工作場所成為人們嘗試深思熟慮的新想法的安全場所。當一個深思熟慮的想法不能按預期工作時，盡一切努力確保人們不會受到“懲罰”。為員工提供新工作方式的預算。
• 定期與員工會面。定期走訪您的工作區域。
• 鼓勵你和向你彙報的人之間的公開交流。交流關於你的業務、客戶、盈利能力以及你的使命和願景的所有可用資訊。分享組織的總體目標。人們知道的越多，就越能獨立行動來幫助你。

因為工作是由人組成的，偶爾員工不會自律。在這些情况下，立即解决不可接受的行為。幾乎沒有什麼比看到不適當的工作行為沒有得到糾正更能迅速地降低員工的士氣。

當員工表現不佳時，請他們評估自己的工作

當下屬員工表現不佳時，很多的提醒可能會使他們採取防衛態度。這就是為什麼你應該考慮讓這個人自己評估他最近的工作表現。

這樣做將打開對話，幫助您瞭解他們的觀點是否與您的觀點一致。詢問員工他們的關鍵要點是什麼，以及他們是否達到了這些要求。如果你們兩個意見一致，可以繼續討論解決方案。

如果沒有，請解釋一下你所看到的情况，並舉出具體的例子，說明員工有何缺失。但是一定要聽那個人說什麼。例如，你可能會發現一個項目比你意識到的更複雜。

然後一起製定改進計畫。詢問員工他們將如何解决您確定的問題。就目標、達成目標的時間表以及你多久檢查一次他們的進展達成一致。

團隊發展的5個階段

為了弄清楚為什麼如此多的團隊未能實現他們的目標，並為組織的整體成功做出貢獻，團隊發展成為一個熱門話題。顧問和經理們廣泛研究了幫助一個團隊成功的因素，而其他人則在整個生命週期中掙扎。

研究了成功團隊和失敗團隊之間的差差異，組織逐漸學會在團隊發展和貢獻的各個階段有效地管理團隊。

團隊成功發展階段

傳統上，團隊經歷五個發展階段。團隊發展的每一個階段都會對一群人提出特殊的挑戰，這些人努力共同努力，成功地產生積極的結果，並作為一個有凝聚力的團隊，為組織的成功做出貢獻。

團隊和組織可以在團隊發展的每個階段採取具體行動，以支持團隊成功完成團隊任務。只有通過在團隊發展的每個階段為團隊提供支援，您才能實現您組建團隊的目的。

用這些步驟防止你的團隊出軌

通過對團隊開發的每個階段的仔細觀察，您可以在團隊問題影響到團隊的成功和進步之前解决它們。在開發的每個階段，您不能對一個團隊進行相同的處理，因為這些階段規定了不同的支持操作。在正確的時間採取這些支持行動，將使您的團隊能够發展並成功地迎接他們的挑戰。

最重要的是，在每個階段，領導者的行為必須適應團隊不斷變化和發展的需要。當團隊試圖通過大多數團隊共同的發展階段時，一個團隊中其他成員想要追隨的有效領導者是必不可少的。

一般來說，領導也會向經理彙報。經理作為團隊發起人，必須瞭解團隊在每個發展階段需要的支持。公司領導層的這種理解對於團隊的成功至關重要。

團隊發展階段模型

提供的模型首先由Bruce Tuckman博士開發，他於1965年出版了團隊發展的四個階段：形成（Forming）、風暴（Storming）、規範（Norming）和執行（Performing）模型。塔克曼博士在20世紀70年代新增了第五個階段，即轉化（Adjourning）。

有趣的是，在與團隊合作時，得出的結論是團隊發展的第五個階段已經存在。因此，客戶永遠都知道第五階段。

團隊發展階段

以下是團隊發展的五個階段，建議採取行動來支持團隊。

成形（Forming）

一群人聚在一起以達到共同的目的。他們最初的成功將取決於他們對彼此的工作方式的熟悉程度，他們對先前團隊的經驗，以及他們分配任務的明確性。

你的職責是幫助團隊成員瞭解你是提供團隊建設活動還是只是傾聽。

風暴（Storming）

在這個發展階段，關於任務、願景和處理問題或任務的方法的分歧是恒定的。這種鬥爭與這樣一個事實相結合：團隊成員仍在相互瞭解，學習彼此合作，並逐漸熟悉團隊成員的互動和溝通。

你的職責再次是幫助團隊成員瞭解彼此，無論你是提供團隊建設活動還是只是傾聽。幫助你的團隊領導澄清每一項任務，使團隊成功。

規範（Norming）

團隊有意識地或無意識地建立起工作關係，從而推動團隊目標的實現。成員們有意識地或無意識地同意遵守某些群體規範，他們在一起工作時也變得有作用。

你要要求團隊定期更新。定期檢查團隊的進展情况，在達成成功結論的道路上，以商定的時間間隔和關鍵步驟進行檢查。

執行（Performing）

關係、團隊流程和團隊在實現目標方面的有效性是同步的，以實現一個成功運作的團隊。這是團隊真正工作進展的階段。

你要要求團隊定期更新。幫助解決問題並根據需要提供輸入。確保團隊成員正在與您工作場所中的所有其他適當方進行溝通。你不希望團隊在真空中運作。

轉化（Adjourning）

團隊已經完成了任務或目的，現在是團隊成員追求其他目標或項目的時候了。

你要確保團隊安排一個結束儀式。無論他們是聽取項目彙報，討論團隊如何取得更大成功，你都要明確的結束。

團隊發展的最終想法

並不是每個團隊都按順序通過這些階段，並且在合併新成員時，各種活動（例如添加新的團隊成員）可以將團隊送進早期階段。完成這些階段所需的時間長度取決於成員的經驗、團隊得到的支持以及團隊成員的知識和技能。

這些階段適用於不希望永遠保持狀態的團隊。對於部門團隊、社交媒體團隊、客戶服務團隊等，相同的階段適用於這些正在進行的團隊。

組建團隊的目的

創建團隊的目的是提供一個框架，以提高員工參與計畫、解决問題和決策的能力，從而更好地為客戶服務。新增參與促進：

• 更好地理解決策，
• 更多支持和參與實施計畫，
• 對解决問題和決策的貢獻新增，以及
• 對決策、流程和變更擁有更多的所有權。

為了讓團隊履行其提高組織效能的預期角色，團隊發展成專注於其目標、任務或現有原因的工作單元至關重要。他們通過有效地完成這裡概述的團隊開發階段來實現這一點。

團隊的目的是什麼？

6步促進團隊合作確保成功

創建團隊的目的是提供一個框架，以提高員工參與計畫、解决問題和決策的能力，從而更好地為客戶服務。新增參與促進：

• 更好地理解決策
• 更多支持和參與實施計畫
• 提高對解决問題和決策的貢獻
• 更多的決策、流程和變更所有權
• 更多參與績效評估和改進的能力和意願

對於團隊而言，要實現其在提高組織效率方面的預期作用，團隊必須發展成專注於其目標、任務或現有原因的工作單位。

很多時候，當你被雇傭或晋昇為領導職位時，團隊已經在那裡了。你必須調整你的想法和計畫以適應現有團隊的知識、技能和能力。

但有時候，你可以建立自己的團隊。當你從不同的部門拉人的時候，或者當你創建一個新的部門的時候，這可能發生在特殊的項目上。

如果你正處於這樣的情况下，你可以從頭開始創建團隊（或者有機會向現有團隊添加員工），下面介紹如何創建最好的團隊。

圍繞目標組建團隊的6步

1. 清楚地識別手頭的任務

如果你的任務是模糊的，你將很難知道你需要找到什麼技能。你很可能會直接跳槽，雇傭那些具備適合你整個部門的一般技能的人。（我需要行銷人員。我需要有創造力的人。）

但要用一句俗語來解釋，急於求成，從容不迫地懺悔。如果你從錯誤的人開始，你會後悔的。為了知道你需要誰，清楚地確定你的團隊需要完成的任務或目標。

2. 確定所需的技能

你需要識別軟技能和硬技能。員工是否需要向高級管理層傳達結果和進展？你是否需要那些沒有經過深思熟慮就不明顯的技能？例如，如果你要組建一個團隊來實現一個新的軟件系統，你顯然需要程式師。

但你也需要一個能够與最終用戶交談的人，以清楚地瞭解他們的真正需求。你需要一個能够理解新軟件系統技術方面的培訓師，並且能够向非技術人員解釋。

如果你知道你需要超級聰明和獨立的員工，你知道你也需要一個能把這些獨立的員工團結在一起的人。當然可以。（這通常是經理或團隊領導的工作，但瞭解自己的局限性對於團隊建設的成功至關重要。）

3. 識別人員

如果你想建立一個內部團隊，你有優點也有缺點。好處是你已經認識了你選擇的人。你知道他們的長處和弱點。你知道誰擅長技術工作。你知道誰有創造力。你知道誰在抱怨。你知道誰能在暴風雪中賣冰塊。

缺點是你必須把團隊從現有的員工中拉出來，這樣你就不能修復潜在團隊成員中已經存在的任何弱點。你必須處理從另一個團隊的員工中拉人的政治問題。你不能忽視這樣一個事實：如果你從其他部門竊取了太多最好的人，你會破壞人際關係。

另外，你可能知道小王是最好的人，但是小王對加入你的團隊沒有興趣，或者小王的經理不讓他加入。你可能會發現把一個內部團隊團結在一起是非常令人沮喪的。

如果你必須從外部雇用，你必須對預算進行長期而艱苦的考慮。有時候你會想把所有的錢都投入到聘請超級明星的工作中去，但是之後你必須為所有其他的職位雇傭入門級的人。他們可能無法平衡你的超級明星。

有時，你可能會認為最好的辦法是雇傭廉價的幫助人員，以盡可能少的薪水爭取盡可能多的人。它也不起作用。

當你必須在預算內工作時，你可能想雇一個超級明星，或者你可能需要一群工蜂。無論你雇用誰，都要仔細考慮。

4. 按正確的順序雇用

不要先雇用行政助理。你可能會想，“好吧，我會把這件事解决的。”但行政的工作是幫助團隊的其他成員並支持他們。如果你先雇用這個人，你需要找更多的人和她一起工作，而不是另一種作法。

從你最資深的人開始，或者你想要領導團隊的人開始，然後在這個團隊的其他成員中工作。你希望你最年長的人幫助你新增內部或外部的雇傭。

5. 在招聘中要誠實

不要只稱讚在這個團隊工作的優點。你需要誠實地向潜在員工陳述挑戰。例如，您可能會說：“我們將實現一個新的軟件系統。你會努力工作，投入很長的時間。我們將經歷高級經理的推諉，我將為團隊而戰，但這將是困難的。”

這樣，你就可以讓員工知道你的期望。不要撒謊，說團隊的任務是一張玫瑰床，除非你真的認為這是團隊工作的結果。你會失去最好的團隊成員，他們會覺得你愚弄了他們。

6. 記住要管理

一旦你讓你的團隊團結起來，你就必須管理它。沒有偉大的領袖，偉大的團隊就不會運轉良好。這是你的工作。確保你的工作使團隊凝聚力和努力工作。不要問他們比你問自己更多。

如果您管理的是團隊領導，同樣適用。您需要按照預先計畫的時間表進行登記，以確保團隊保持在正常的軌道上。如果不是，請與團隊領導合作，重新組織並前進。

如果您仔細地使用這六個步驟來組建一個團隊，您將擁有一個偉大的團隊和一個成功的項目。你的組織將從他們的成功中吸取教訓，你將加强整個組織中的其他工作團隊。這是你在組建成功團隊時所追求的結果。

團隊文化和明確期望在團隊成功中的作用

當團隊明白你想從他們那裡得到什麼時，他們就能成功

在一個有效的團隊文化中，脈絡的概念被提出。團隊成員瞭解他們為什麼要加入團隊，以及團隊如何適合他們的組織。

在有效的團隊文化中，團隊成員瞭解團隊的工作在其組織的戰畧計畫和成功目標的總體背景中的位置。這一點很重要，因為那些認為自己是比自己更重要事物的一部分的團隊往往會體驗到新增的參與度和工作滿意度。

當組織文化支持團隊合作時，團隊成員瞭解使用團隊的策略如何符合其組織的戰略計畫和成功目標的總體背景。團隊成員理解為什麼使用團隊將幫助他們的組織實現其業務目標，以及如何通過有效的參與來實現他們的個人目標。

事實上，他們很好地理解團隊文化的背景，以至於他們相信團隊是他們組織實現卓越的唯一途徑。

老一代員工和團隊文化

這是一種理解，即你需要吸引千禧年一代的員工，並且在某種程度上需要X一代的員工來體驗。特別是你的千禧年一代代表了一代人，他們都是有貢獻的個體表演者。這些員工除了運動隊外，幾乎沒有團隊經驗，很難讓他們相信團隊文化和團隊期望是他們做出貢獻的最佳作法。

整整一代顧問都在與這些員工一起工作，幫助他們瞭解團隊的積極貢獻以及團隊文化在組織中的作用。但是，如果你考慮到這兩代員工的成長過程，很明顯為什麼團隊的參與和貢獻對他們的思維和經驗是一個挑戰。通過12-18年的教育，他們獲得了個別年級的獎勵。除了兩人一組外，很少有團隊合作的課程。

第一份工作很少給他們任何團隊經驗。因此，在經歷了個人貢獻的職業生涯之後，團隊成為了工作場所中的一件大事。而且，一代又一代缺乏團隊合作經驗的員工也有望加入公司。

千禧年員工對團隊的看法不同。學校的團隊，讓千禧一代經歷了他們一生的團隊。

有效的團隊花時間定義他們的文化

在一個成功的團隊文化中，團隊瞭解他們的工作在組織使命、目標、原則、願景和價值觀的總體背景中的位置。團隊成員花時間定義他們的團隊文化，在公司的整體團隊環境中商定團隊規範和期望。

他們確保他們擁有成功執行團隊章程所需的所有資訊，團隊存在的原因。如果他們缺乏有效團隊績效所必需的12個因素中的任何一個，那麼他們將在團隊問題上不必要地掙扎，而不是將精力集中在完成團隊所要完成的任務上。

最後，團隊成員理解，他們作為一個團隊將經歷的20%的問題將落在團隊要完成的任務或任務的相關項目。他們經歷的其他80%的問題將與他們的團隊文化和團隊成員建立並承諾作為團隊成員相互交流的過程有關。

團隊需要一個額外的想法來確定團隊將如何與組織的其他部分進行互動。在他們的團隊中，這種溝通和聯系將加强和加强團隊對他們存在的原因以及他們期望做出的貢獻的理解。

製定周密的報告要求將有助於團隊成員瞭解何時向其他團隊、部門或整個組織報告進展和需要。這將防止其他團隊成員認為洩漏或表現出對團隊的不忠。

激勵員工的領導者日常行為

領導者對員工效能的信念促進了成功

想把你的時間花在激發動機、信任和確定性的領導活動上，同時消除員工的恐懼、消極和懷疑？在變革時期，沒有任何行動比領導者花時間進行溝通和建立關係更强大。

當領導層分享願景、樂觀和目標驅動的目標時，員工的激勵和承諾得到了保證。

以下這六種領導行為可以激發員工的激勵。

1. 每天與員工溝通

溝通是一種强有力的工具，領導層可以利用它來創造一個能够激發員工積極性的環境。溝通提供資訊，使員工感到重要和被認可，並提供了將員工與其領導層和組織聯系在一起的粘合劑。如果您希望員工將他們的心和精神帶到工作中，那麼必須透明地向客戶傳達目標、財務結果和改進服務。

以透明、真實和清晰的管道進行溝通。無論您每天有一個預定的上午會議，下午做辦公室巡視，或帶您的團隊去吃午飯，都要優先安排時間定期與團隊的每個成員交談。你可能很忙，但事實上，你真的負擔不起不經常與員工交流。

2. 轉移領導層的樂觀情緒

作為一個領導者，你最重要的對抗悲觀主義的武器（近年來流行）是將你的樂觀和願景轉移給他人。這激勵其他人以推動結果的管道思考和行動。

領導力是一種信仰的轉移，偉大的領導者激勵他們的團隊相信他們能够成功。作為一個領導者和管理者，你不僅領導和管理人們，而且還領導和管理他們的信仰。你必須利用一切可能的機會轉移你的樂觀情緒。從公司會議到每日電子郵件，再到個人對話，再到每週的電話會議，你必須與你的團隊分享你的樂觀情緒。樂觀是一種競爭優勢，你需要用你所說所做的來傳達它。

3. 領導層分享願景

為了激發員工的積極性，領導層必須“分享願景”。僅僅樂觀是不够的。你必須給你的團隊和組織一些樂觀的東西。談談你去過哪裡，你在哪裡，你要去哪裡。

分享你的美好未來計畫，討論你必須採取的行動，並不斷重申你成功的原因。創建一個願景宣言激勵和團結您的團隊和組織。

4. 領導建立關係

人際關係建立了真正的動機。如果你認識別人，他們也認識你，那麼激勵別人就容易多了。畢竟，如果你不花時間去瞭解那些為你工作的人，那麼你怎麼能真正地知道領導、指導和激勵他們的最佳管道呢？就這一點而言，如果他們也不認識你，你怎麼能指望他們會信任你並追隨你呢？

關係是獲勝團隊和組織建立的基礎。建議經理們把與員工的關係放在第一位。

5. 領導創造目標驅動型目標

創建目標驅動的目標。歸根結底，動機背後的真正力量與金錢或數位驅動的目標無關。真正的動機是由目標和想要改變的願望驅動的。

事實上，當人們將自己的力量用於超越自己的目的時，他們是最有活力的。當員工覺得他們所做的工作在公司和世界的整體成功中起著不可或缺的作用時，他們就會有動力更加努力地工作。

同樣，當他們覺得自己的工作不僅僅是為了底線，他們對自己所做的工作感覺良好。所以作為一個領導者，你會希望通過少關注數字目標，多關注目標驅動的目標來激勵你的團隊。

推動數字的不是數字，而是你的員工和目標。與團隊中的每個人坐下來，討論他們的個人目標以及你如何看待這些目標與大局相符。給他們一種目標感，讓他們在採取行動時燃燒自己的火焰。

6. 領導培養團隊

每個組織的每個員工都想知道的主要問題是，‘你關心我嗎？我能信任你嗎？’

如果你的回答是肯定的，他們更有可能留著你一起工作。感受到關懷、榮譽和滋養的員工更專注於他們所做的事情，並將盡最大努力工作。

那些認為自己的管理者關心他們的員工比那些不這麼認為的員工更忠誠，更有效率。如果你培養你的團隊，花時間在他們身上投資，他們會回報你的生產力、創造力和忠誠度。如果你的員工知道你關心他們，他們會想為你做好工作。這是最偉大的動力。

記住這個簡單的公式。信念加行動等於結果。如果你不相信某件事會發生，那麼你就不會採取必要的行動去創造它。

如果你相信你的團隊能做大事，他們也會相信。這一信念將點燃行動的火焰，並為你提供你想要的結果。

這六項領導行動在當今的組織中是最重要的。領導層努力發揮員工所能提供的最大價值、內在動力和自由裁量能力。在這六項關鍵活動中，貴組織領導層的積極作用確保了員工的積極性和承諾。

對負面回饋的最佳反應是簡單的

我們中的許多人對負面回饋採取防禦措施。我們扮演受害者，陷入否認，或者責怪我們的處境。但是這些行為讓我們的自我妨礙了重要的學習。

不管回饋是什麼或是誰給的，這裡有一個更好的回應作法：“我真的很感謝你花時間和精力告訴我。謝謝。”這個回答可能看起來很簡單（實際上是），但它表明你願意傾聽別人的意見。

結果，當他們有問題時，他們更可能直接和你說話，而不是在背後找你的老闆。這意味著你將有機會在情况變得更糟之前做出反應和改善。額外的好處？

這種反應會顯著提高你的傾聽能力。當你停止對外部回饋的防禦時，你也停止對內部回饋的防禦。