减少歸檔時間的方法

不管你恨不恨，當你經營一家企業時，你必須完成歸檔工作，否則你很快就會發現你的辦公桌在堆積如山的紙張的重壓下倒塌了。討厭歸檔的人該怎麼辦？

盡可能切碎並回收利用

任何一張紙等著歸檔，第一個問題是，“這個文件需要歸檔嗎？”

郵件中的許多文件可以直接進入碎紙機。例如，提交廣告或其他公司的資訊信件有什麼意義？當你處理郵件時，讀一次郵件，决定一年後你是否需要它，並相應地歸檔或切碎。

很有可能你還需要歸檔很多不需要歸檔的文件的，而且根本不應該列印出來。例如，如果你的電子檔是有組織的，並且你遵循了正確的備份辦法，那麼就不需要將發票或信件的紙質副本歸檔。

所以，當你處理那堆文件的時候，把“你可以沒有的文件”撕碎。

使用一個檔歸檔系統，使其他辦公室的雜務更容易，而不是更難。

我需要歸檔的大部分文件都是與經營業務的過程有關的，這些檔案需要在做其他事情之前輸入會計系統。所以，我沒有拿著那張打印機碳粉盒的收據，在我的主檔案系統中的“P”下歸檔，一系列按月份和年份標記的資料夾。

例如，如果我在2017年9月購買了碳粉盒，則該碳粉盒將與該月內發生的所有其他帳單、收據和其他業務檔案一起放入其中。然後在月底整理資料夾，把所有需要做的會計分錄都列出來（或者如果你不是自己做的話，把每月的資料夾交給你的會計或簿記員）就很簡單了。

請注意，我們經營的是服務業務，而不是零售業務，囙此坐下來每月處理一次帳目對我來說很有效。如果您需要更頻繁地更新您的帳戶，您需要相應地修改每月資料夾的想法。

先想清楚再歸檔

在我用每月的資料夾做會計後會發生什麼？這些檔案需要轉移到“主要”歸檔系統。但是，我不只是根據檔案的標題單獨歸檔，而是按照組進行邏輯歸檔，我發現這種歸檔過程要快得多。

讓我們再來看看打印機碳粉盒的例子。我將把這張收據歸檔在辦公用品-收據下，而不是將這張收據歸檔到打印機碳粉盒的“P”項下，與我歸檔諸如便利貼收據或打印紙收據等檔案的位置相同。這不僅使歸檔速度更快，而且使以後查找檔案更容易。

保持你的“第一”檔案系統關閉和方便

如果你有一個封閉、有條理的地方歸檔檔案，你會更傾向於立即歸檔而不是讓它們堆積起來。

所以，把你上個月、現在的和下個月的每月資料夾放在一個託盤裏，或者使用一個concertina檔案，把它放在你的工作空間裏，距離你一臂之遙。你的大部分歸檔系統（我們上面稱之為“主”歸檔系統）可以在房間的另一端，甚至完全在另一個房間裏，但是為了節省時間，你不應該起床去做第一階段的歸檔。

即使在遠程工作，也要能有效合作

現在，當團隊中的一些人或全部人在遠程工作時，合作尤其困難。但是你可以採取一些措施來確保你的團隊在實現團隊目標方面有效地向前邁進。你可能會想留出一個特定的時間來做這件事，但你不想增加人們已經過於擁擠的排程。

利用現有會議進行頭腦風暴、設定願景、協調角色或進行其他創造性和戰略性討論。提前製定議程，並指派專人協助會議，使團隊保持在正軌上，專注於決策。

另外，請記住，並非所有的溝通都需要在會議中進行。如果可以，使用可以由多人非同步更新和跟踪的共享文件，並為團隊設定明確的審閱截止日期。你也可以鼓勵人們幾乎“並肩”工作來推進一個共享項目。他們可能會打一個視頻電話一起工作，這樣他們就可以很容易地停下來問問題或請求回馈。遠距離合作是很困難的，但這是有可能的，有意向和專注。

設計家庭辦公室的技巧

經營家庭企業的一大好處就是建立一個舒適、鼓舞人心的家庭辦公室。但是，在你去辦公室商店買一把新椅子或文件櫃之前，你需要計畫好你的家庭辦公室設定，以確保你有一個你可以高效工作的空間。

1. 選擇您的家庭辦公地點

成功的企業家在餐桌上或車庫裏開始創業的故事比比皆是。但這些地點並不一定理想。首先，如果你在餐桌上吃飯，你就需要不斷地收拾辦公室，這會佔用你的時間。在選擇家庭辦公空間時，需要考慮以下幾點：

· 是否與生活區分開？理想情况下，你想要一個沒有分心的地方。

· 它能容納你所需要的一切以便你能工作嗎？你不想離開辦公室去找檔案。你的家庭辦公空間應該能够容納你經營家庭企業所需的一切。

2. 準備好你的家庭辦公空間

· 一旦你選擇了你的家庭辦公室，準備把它變成你的工作區。要做到這一步，你需要知道你的家庭辦公室的基本需求，如工作空間，照明，插座等。

· 如果可行，將設定為家庭辦公室的房間或空間移除任何現有傢俱和植物。如果你要改造衣櫃，把衣櫃裏所有的衣服和其他物品都拿出來。這將有助於你從一張空白畫布開始，一步一步地將你的家庭辦公室設計理念填滿。

· 如果您需要進行一些改造，以適應您的家庭辦公室設定，下一步將拆除現有的隔牆、架子等，這些不屬於您新的家庭辦公室設計理念的一部分。

· 在您的平面圖上安裝任何電力、電話或電纜插座、櫥櫃、架子和/或牆壁隔牆，最好是在空間已空的情况下。

· 在將任何東西帶入新空間之前，徹底清潔並油漆、牆紙、添加地板覆蓋物、懸掛燈具等。如果沒有傢俱和設備妨礙你，這一步可以更快更容易地完成。然而，雖然你不希望傢俱妨礙你在這個階段建立你的家庭辦公室，你要確保你知道你的傢俱和設備將被放置在房間的確切位置。如需幫助，請參閱本系列中的家庭辦公傢俱計畫步驟。

3. 建立你的家庭辦公室

· 既然空間已經準備好了，用您的業務所需的所有工具和資源來填充它。

· 將傢俱帶進辦公空間。最好先從較大的部分開始，這樣你就有最大的空間來移動它們。當你建立辦公室，帶來傢俱，灰塵，並根據需要進行拋光。

· 帶上你的家庭辦公設備，把它放在房間裏需要放的地方。當你放置每一塊時，檢查它是否需要清潔、上油或以其他管道進行維修，並且所有的電線是否足够長，可以連接到插座或電源板。

· 在連接所有內容之前，請確保您仍然對您的家庭辦公室設計理念感到滿意，尤其是您工作區域的佈局，並且沒有出現任何意外的問題，例如監視器荧幕接收到來自附近窗戶的過多眩光，或者您的辦公區沒有接收到足够的光線。坐在你的桌椅上欣賞風景。

· 攜帶較小的物品來完成在家辦公的設定，如燈具和案頭物品。如果需要的話，在你把它們放在房間裏的時候進行清潔或除塵。

· 添加白板和其他檔案夾項目。

· 增加辦公桌配件，幫助您保持高效和有序。

· 做最後一次檢查，確保您對佈局滿意，並且在未來的日子裏它會很好地為您服務。你的家庭辦公室設計理念看起來很不錯，但當你在家裡建立辦公室時，你可能會發現它們並不適合你。現在做一些調整，以後你會省去痛苦。你的工作區域需要高效運作，這樣你才能更有效率。訪問檔案和用品需要一個簡單的雜務，這樣你就可以花更少的時間去做，而更多的時間去工作。一旦你對你的家庭辦公室的設計理念能够奏效感到滿意，連接並測試所有設備，以確保一切正常工作，所有電線都足够長，並且你沒有讓任何電路超載。

4. 添加閃光和靈感

經營家庭企業可能很難。幸運的是，你可以在家庭辦公室裏添加一些物品，這些物品可以讓你平靜下來，撫慰人心，激發靈感，讓這個空間成為你自己的空間。

· 將藝術品或其他裝潢掛在牆上。

· 室內種植有助於保持空氣清新、提振心情和提高生產力的植物。

· 添加家人照片或其他能讓你感覺良好、充滿靈感的物品。

5. 保持靈活的家庭辦公室設定

· 一旦在家中設定了辦公室，您就需要監控您的家庭辦公室設計設定在實踐中的工作情况。當你安頓在新的家庭辦公場所時，你可以問自己一些問題：

· 我最喜歡家裡辦公室的佈置和佈置作法？我最不喜歡什麼？

· 我是否忽視了重要的家庭辦公室設計理念？當我在家裡設立辦公室時，我是不是不能把這些想法付諸實施呢？如果是這樣的話，我現在可以安排或糾正我的家庭辦公室設定不起作用的地方嗎？

· 我的工作區足够安靜嗎？够冷還是够熱？太亮還是太暗？需要做些什麼來改正？

· 如果我在家裡設立辦公室，我如何可以更高效？

6. 對新的家庭辦公設計理念保持開放的心態

一個良好的家庭辦公環境意味著你的工作效率會更高，也會更喜歡在家工作。

實踐經驗是瞭解需要進行哪些更改的最佳作法。你需要考慮在將來增加更多的空間嗎？記下任何不正確的假設，你想避免的時候，擴大或改善你的家庭辦公室。

而且，即使你的家庭辦公室設定得很好，家庭辦公室的改頭換面可以幫助你在家庭事務中重新振作起來

別忘了，作為一個家庭企業主，你的家庭辦公室並不是你唯一可以工作的地方。如果你感到局促或缺乏活力，當你需要換個環境時，還有很多其他地方可以讓你工作。

為什麼人們要經營SOHO？

據統計，人們想在家或小辦公室工作的主要原因是生活方式：

· 减少通勤。經營SOHO業務的人通常不必每天花幾個小時通勤。除了不花時間在交通上，還可以節省車輛或公共交通費用，以及减少乾洗、兒童保育等方面的費用，還可以减少對環境的影響。

· 更多的家庭時間。SOHO工作可以讓人們有更多的時間與家人、寵物和朋友在一起。如果工作時間有彈性，家庭辦公室的安排對全職媽媽尤其有利。

· 减少分心和減輕壓力。在繁忙的辦公室工作可能會帶來很大的壓力，特別是因為大多數大公司早已放棄了為員工提供單獨辦公室的概念，並採用了“隔間農場”的概念，由於工作空間小，缺少自然光，而且缺乏隱私，很多人覺得拘束和壓抑。研究表明，隔間工作的人對工作環境最不滿意，其次是在開放的“牛棚”環境中工作的人。嘈雜的辦公室對於那些需要專注於工作而不受干擾的人來說是非常分散注意力的

· 舒適。在SOHO工作比在公司辦公室工作舒服得多。你你可以整個早上都穿著睡衣起床工作，。如果你决定要聽音樂，你可以不打擾別人。在你自己的家裡或私人辦公室裏，你可以自由地按照你想要的作法設定你的辦公環境，你可以選擇辦公桌、電腦和其他辦公設備。

· 做自己的老闆。在家工作會給你一定程度的獨立性你可以想在工作日趕上社交媒體。

· 改善健康和幸福感。在SOHO工作的人工作/生活平衡更好，通常比那些整天在公司辦公室工作的人更快樂、更有效率。减少壓力，新增靈活性，有更多的時間與家人，朋友和鍛煉有助於更健康的生活方式。

· 作為一個SOHO來經營你的企業也可以節省大量的成本。

 

小型或家庭辦公室設計的基礎知識

 建立一個小型或家庭辦公室不僅僅是把辦公設備拖進房間然後插上電源。因為你的家庭辦公空間首先是一個工作空間，所以你的家庭辦公室設計中最重要的元素就是基礎設施。

商業辦公設施最初被設計成辦公空間；它們有足够的電力、照明和通風設施來滿足辦公場所的需要。

你的辦公室需要新的基礎設施

電源

設計用於辦公的商業建築通常比住宅和其他非商業建築有更好的供電質量。建立一個家庭辦公室意味著你將大大增加你在那個地方的電力使用。例如，即使是一臺小型的雷射印表機，在運行時也會消耗300到400瓦的電，而更大的雷射印表機則會消耗更多的電能。

現在想想你要安裝的其他辦公設備。假設你有一臺電腦，一臺顯示器，一臺雷射印表機，一臺掃描儀和一部電話。你選擇的家庭辦公地點的電路能勝任嗎？

家庭辦公室設計的第一步是評估你的電力需求。把你辦公室設備的瓦數加起來（和照明等相關功能）。你可以通過“組合”一些辦公設備的需求來减少你的電力需求。例如，您可以使用一臺多功能機器來執行所有這些功能，而不是使用單獨的打印機、傳真機、影印機和掃描儀。

在你考慮一下你的家庭辦公室設計的美感之前，把你所有的設備都插上電源並試著使用它，就像你在正常工作日一樣。如果您遇到電力危險迹象，如斷路器爆裂或各種設備運行時燈變暗，請電工檢查您的電路，看看是否可以進行簡單的重新佈線。房子，尤其是老房子，電線常常很古怪，需要一個電力“清理”或更新。

照明

很有可能你的家庭辦公室的現有照明設施不足以滿足工作場所的需要。例如，很少有住宅能像商業辦公場所那樣安裝成排的螢光燈。雖然你不需要走那麼遠，但你確實需要在你的設計中加入强大的頭頂照明-在很多情况下，這意味著購買和安裝新的或額外的燈具。各種類型的軌道照明很容易找到，安裝也相對容易。

在為你的家庭辦公室選擇照明時，首先要評估你的需求，坐在你建議的工作空間裏，確定你需要多少照明才能有效地工作，燈光應該放在哪裡。光照不足的辦公室不僅沒用，還會導致各種健康問題，從頭痛到頸肩痛。不過，請記住，增加照明會增加辦公室的電力負荷。你需要確保現有的電路可以處理增加的電力負荷。

通風

許多人忽視了通風在辦公室設計中的重要性，但你和你的辦公設備都需要它。首先，你使用的辦公設備越多，產生的熱量就越大，過熱會損壞電腦等辦公設備。其次，如果你的辦公空間沒有足够的通風，在那裡工作會讓你非常不舒服。當人們選擇小空間作為他們的家庭辦公室，這是一個特別普遍的問題。

房間變成了一個“熱盒子”，幾乎不可能在裡面工作。

所以，當你為你的小辦公室或家庭辦公室選擇地點時，請仔細考慮你辦公室設計的通風方面。房間足够大，讓你和你的設備舒服地工作嗎？考慮製空調選擇，例如購買一臺小型空調機組或足够大的風扇來冷卻房間。商業辦公場所通常安裝空調系統，以保護設備和人們的健康。

既然您已經準備好了辦公室設計的基本基礎設施，現在是時候考慮一下工作區的實用性和安全性了。

使用此檢查表確保您的小型或家庭辦公室是一個安全、可用的工作空間：

1. 放置您的辦公設備以最大程度地方便使用

通過工作測試確定每件辦公設備和傢俱的最佳放置位置。任何你經常使用的東西都應該放在手邊，並且容易取用。如果不是，就把它挪開。

特別注意你使用電腦和/或平板電腦的工作習慣。這些符合人體工程學的小建議將幫助你避免頸部、肩部和背部疼痛。

例如，如果你的工作涉及到經常使用手機，那麼你的手機應該處於這樣一個位置：你不必站起來或笨拙地伸手去使用它。如果你的工作涉及處理和歸檔大量的檔案，你的文件櫃需要離得足够近，你只需幾步就可以拿到它，或者更好的是，在你的辦公桌上放一個靠近手的檔案抽屜。運行這個工作測試幾天，以確保你把所有的東西都放在了最佳位置。

2. 保護您的敏感辦公設備

在你的辦公室設計中需要足够的通風。同樣重要的是要保護你的辦公設備，比如電腦，免受電湧和/或停電的影響。投資盡可能多的UPS（不斷電供應系統），以防止資料丟失或更糟的，昂貴的損壞您的設備。

3. 整理那些電線

僅僅因為你有很多辦公設備並不意味著你的工作空間就必須看起來像響尾蛇巢穴。計畫好你的辦公室，把你的電話線或電纜盡可能多地放在視線之外。如果你有很長一段的電纜從一個房間到另一個房間（或沿著走廊），考慮在必要時鑽孔和提升底板，使其遠離視線。如果你不能把電纜和/或電線放在危險的地方，確保你在必要的時候把它們粘起來或釘在牆上，這樣人們就不會有被絆倒的危險。

檢查一下你辦公室設備的電線，在可能的情况下把鬆弛的部分收起來，或者用紮線帶把多餘的部分綁起來，或者用類似電纜龜的東西來整理電纜。整齊捆綁的電線有助於防止意外，並將使您的家庭辦公室更美觀。

另一個解决問題的方法是無線線纜。許多電腦周邊設備，如打印機和影印機，現在有了無線功能。

4. 清理走道

因為它們位於原本設計用於其他用途的房間中，一些小型或家庭辦公室類似於障礙球場。僅僅因為床或植物架一直在那裡，並不意味著它必須呆在那裡。你需要能够從辦公桌上站起來，在家裡辦公的地方到處走動，而不要碰你的小腿。別忘了檢查地板。例如，確保所有的地毯都牢牢地釘住了。

5. 檢查一下你的工作需要

確保你擁有所有新的辦公設備和辦公傢俱，使你井井有條，能够高效、安全地工作。例如，一個免提揚聲器可以讓你在電話上免提，讓你可以做筆記或處理其他任務。如果你有經常查閱的手册或書籍，在你的家庭辦公室設計中加入一些內配的架子可能是一個真正的生產力提升。

6. 加些看來舒服的擺設

一幅擺放得很好的油畫或印刷品，甚至是一塊有照片的軟木板，都能給你的家庭辦公室增添一些視覺衝擊力，讓它成為一個更具吸引力的工作空間。但不要因為太多的視覺干擾而影響你的工作空間。

喂！你準備好工作了嗎

基礎設施、公用設施和安全，是辦公室設計的關鍵，將幫助您創建一個既有功能的工作空間，又有愉快、高效的工作場所的辦公室。即使我們有時對辦公空間的位置沒有什麼選擇，但關注這三個要素將有助於我們設計出一個既實用又最終適合居住的辦公空間。

如何給予正面回饋

 績效回饋是管理者用來支持行為改變或加强工作場所積極行為的有力工具之一。在培訓專案和領導力資料中，建設性回饋和負面回饋最受關注，而工作中的積極回饋也同樣重要。不是每個組織的管理者都本能地知道如何給予積極回饋，而是一些簡單的技巧，例如在提供回饋時提供有用的細節，會有很大的不同。

“幹得好”還不够

想像一下，你剛剛結束了對公司高管的演示，你的經理在走廊裏走近你，握了握你的手，說：“幹得好！”你可能很感激這個榮譽，但這是否讓你準備好在將來重複你的表現呢？不，如果你的經理沒有具體告訴你你做得好的地方就不會。

回饋，不管是積極的還是消極的，都必須是具體的，才能對未來的表現產生影響。像“你把演講搞砸了”這樣的評論也不能提供有用的指導，因為它沒有告訴你你的錯誤或你需要改變什麼。

添加一些細節

考慮一下上面描述的對簡報文稿的正面回饋，但是添加一些有用的細節：“今天的演示做得很好。你的競爭分析很準確，你的建議有事實依據。我相信，高管團隊也很喜歡你對這一舉措的熱情。”

在第一個例子中，你會想知道，如果有的話，是什麼真正給高管留下了深刻的印象。在第二部分，你知道你的競爭分析，支持你的建議的事實，以及你對這個主題明顯的熱情都是演講成功的一部分。

雖然你可能想更深入地瞭解什麼是最有效的，但你已經準備好在以後的演講中重複給你帶來最初積極回饋的所有因素。

保持正面回饋

給予積極的回饋可能比聽起來更棘手。請記住以下提示：

· 始終盡可能及時地提供回饋

· 在你的評論中要具體。你越詳細，接收者就越有能力將回饋落實到未來的行為中

· 如果可以，將積極行為與實際業務結果聯系起來

· 與消極回饋不同，如果你認為積極回饋也會對他人有益，那麼可以在他人面前提出正面回饋。

· 根據經驗，積極回饋應超過建設性或負面回饋，至少為三個正面評估對一個負面評估的比率

積極回饋的好處

一旦你開始學習如何給予員工積極的回饋，你將以比你想像的更多的作法獲得回報。許多人，不僅是在工作場所，而且在生活中，都希望受到讚賞。當你提供具體的、積極的回饋時，你的員工會感到自己受到重視，並與團隊保持聯系，並且知道你已經注意到他們的努力。

當員工得到積極的回饋和讚賞時，他們就會開始在工作中發現更多的意義，這可以提高他們的工作投入度，從而提高生產率。

當你向員工提供積極的回饋時，你希望他們的工作更容易。此外，當員工感到被欣賞並在工作中找到意義時，他們往往會留在自己的工作崗位上，這樣可以减少人員流動，為組織節省資金。

要避免的陷阱

要避免的第一個也是最重要的一個陷阱是根本不給予正面回饋。如果你通常不給予正面回饋，現在就開始做：

· 慢慢開始，並在幾周內逐步回饋。否則你的員工會想知道你怎麼了。

· 避免對瑣碎的行為給予正面回饋。”今天煮咖啡幹得好！”是那種讓人惱火的評論，沒有正面的指導意義。

· 在提供正面回饋時，注意避免使用居高臨下的語氣或態度，在向比你在辦公室資歷高的人提供正面回饋時要機智。

不要把所有的讚美都留給員工的年度績效考核。建設性和積極的回饋最好是熱情的。當你在盡可能接近事件發生的地方提供回饋時，你要確保它在接收者的腦海中根深蒂固。

底線

建設性回饋有助於改變或消除有損績效的行為，而積極回饋有助於强化强化績效的行為。兩者都對成功至關重要。謹慎而有規律地使用它們，讓員工發揮出最佳的績效。

對團隊的弱點進行模範和獎勵

對於一個創新的團隊來說，人們必須願意不同意、反對和挑戰現狀。作為一個領導者，你的工作就是為這種智力上的勇敢創造條件。

首先，檢查一下你自己：確保你獎勵的是脆弱性，而不是懲罰它，並且要注意你所發出的訊號，無論是含蓄還是明確的，這些訊號都會阻礙意見分歧或跳出思維定勢。

接下來，鼓勵你的團隊成員超越他們的角色和職能去思考。你也可以在你的團隊中專門指派一個人扮演魔鬼代言人的角色，他們的工作就是挑戰一個行動方案，或者在一個提議的决定中發現缺陷。一定要輪換這個角色，這樣你就可以得到各種各樣的視角。當你拒絕一個建議時，對這個想法表示感激並解釋你的理由。

最後，通過分享你的錯誤，提出問題，承認你不知道的事情來類比脆弱性。為坦誠的討論打下基礎可以幫助你的團隊想出下一個好主意。