以全球最大的鞋類製造商之一的經驗為例,該公司的領導人參與了一項其他人可以用來改進其決策方式的活動,在這個瞬息萬變的行業,許多方面都出現了巨大的挑戰。。電腦驅動的、自動化的製造可能是工廠的重新訂製成為可能,這就威脅到了重新安排供應鏈的必要。先進的材料和新的施工方法給製造過程帶來了更大的複雜性。產品創新(比如運動鞋上的感測器來檢驗早期損傷)可能會增加額外的複雜性。和所有的組織一樣,製造商業面臨著一系列更多的挑戰:如何遵守客戶的產品規格,提高業績不佳地點的收益,或者翻新公司總部。
所有這些問題都需要作出决定,在某些情况下,需要作出一系列决定,這些决定在數量、緊迫性和複雜性上各不相同。但在公司公司某些作業體系,例如消防系統,決策常常是孤立地進行的,負責人不清楚公司的救災作業應該做到什麼程度,才能滿足製造生產上的安全需要。此外,經理和團隊不確定誰擁有什麼決策權力,卻被不斷地踢他們必須應付變動的局勢,並提出更多的要求。結果,研究小組發現自己處理一切問題,比如從“未來工廠”投資到像設備採購這樣重要的問題,以提高單個生產線的輸送量。
為了確保高品質的決策需要一個有紀律的過程,執行團隊開始進行一次練習,目的是創建一個可重複的過程,為每個決策者確定優先次序並確定正確的方法。它由這四個步驟組成:
1. 編列決策清單
將未來幾個月,編列決策清單,將無論是否為重要而關鍵的事,例如重大的資本投資,或是一般的行銷推廣,或是日常會議,都編列到待辦的決策清單中。
雖然在大企業中,會有定義好的程序來處理這樣的作業,以便面對快速變化的形勢,包含短期的危機處理,或是客戶緊急的要求,都會衝擊到公司既定的行事計劃工作表。
但是,我們通常也會疏忽考慮到公司團隊既有的行為文化,例如,如何處理不同團隊成員對他們權力的主張?團隊成員之間的互動,也必須放入考慮,例如,地區團隊如何和全球總部團隊互動?
但是,一旦將各種必須做出決策的事項編列到決策清單中,他們就會開始將有重複或是類似性質的事項合併起來,以便更好的協作,可以做出更重要的決策。例如,可以將配合客戶需求將作業進行創新,成為一個新策略。
2. 將決策項目分類
有了待辦的決策清單后,我們可以將這些待決策事項進行分類。通常,我們可以區分為四類:規模性、組織性、分析性、和主題性。然後,對每一項進行權重評分。
規模性決策。這包含資本投資或是營運費用,以及預期收益的時間等。所需要的投資規模、或是預期利益愈大,權重分數就愈高。
組織性決策。包含組織中相關利益者的參與,他們之間的連動性,權力程度,以及必須投入的程度。必須投入的愈多,權重分數就愈高。
分析性決策。包含所需分析的資料量,不確定因素、可以替代的方案選擇、可預期的價值差異,根據不同的差異,給不同的權重分數。
主題性決策。這是牽涉到團隊對於所需要做決策的主題的熟悉度,愈不熟悉,權重分數愈高。
3. 區分為三種類型的決策程序
再將這些待決策事項,區分為戰略決策、重大決策,以及可快速決定的,三種。每一種,各別有因應的決策程序。
戰略決策。這些包含權重分數最高的項目,包含必須跨組織性的,所需分析資料複雜的,以及一些通常的一些小決定但是有可能會影響公司長期發展的。例如,公司廠房地點的選擇、自動化生產設備的決定。這些決策,通常會影響好幾個部門的利益與作業與管理方式的改變,產生不同程度的價值,而且要面對很大的不確定因素。
戰略決策通常需要資深主管最多的時間與深入的關注,做出一致的決策。這樣的決策框架,包含了對於問題認識的正確性,作出不同方案供選擇的能力,在組織內外收集足夠資料供分析的能力,對於不同方案的價值判斷與取捨的能力,理性研判而非意氣用事的決策程序,以及做出共同承諾的決心。
重大決策。這些決策是權重分數分佈在中等層次的。這些決策項目需要有可靠的類似案例。而要做決策的事項,加總起來,需要一定額度的投資。這類的決策,包含一定程度的採購或外包,開發新產品,擴大或升級IT設備尚未投資,等等。這種重大決策,不像戰略決策,需要對決策環節的每一步做深入的思考,而仍然必須依據項目性質做特定的評估、
通常重大決策項目具有跨部門的協調,但是比較不需要深入的分析,決策的重點在于如何做到最佳化,獲得利害相關人一致的支持。
可以快速決定的。這些是權重分數較低的項目,比較沒有組織上的複雜和沒有需要深入分析,但是還是有些必須檢查作業規範、查核表之類的。通常,所接到的訂單的規格要求不同於以往的訂單,就是這一類的,你必須檢查相關的作業、材料參數、產能排程安排等細節。這些可以快速決策的項目,通常可以授權給基層主管做決定,讓資深主管可以空出時間來應付戰略決策或其他重大決策。
4. 認知決策時間要求
一旦所需要作決策的項目被分類定義好,就可以合邏輯的一一做好決策。最後,就是要認知每項決策所需要的最後期限。例如,一周內、一個月、三個月、六個月內。同時,要注意到在這個決策過程中,來自于市場、客戶、或是組織內外的動態變化,修正你的決策必須考慮的元素。
***
了解了決策的分類與權重分數邏輯,加上每類決策的處理方針,就可以建立起公司內的決策體系,並且形成公司的決策文化。CEO應該隨時檢討這套決策體系的有效性,領導領導主管們予以落實。
沒有留言:
張貼留言