有效合法地使用紀律處分

沒有人願意聽到他們的表現低於預期。然而，在接受經理的諮詢和指導後，書面的紀律處分必須開始保護公司的利益和員工的利益。

員工對員工訓斥等紀律處分感到不安。當他們的經理告訴他們，他們的表現需要口頭警告，這是書面紀律處分開始前的最後一步時，他們感到悲傷和不安。

管理者想知道，為什麼員工不只是隨著紀律處分的嚴厲程度而提高績效。一個有效的、交流性的紀律處分辦法應該讓員工在每一個步驟中都保持知情和負責任。

許多經理最不喜歡他們工作中的紀律部分。事實上，在研究中，經理們把解雇一名員工排在他們最不願意參與的行動的首位。管理者寧願把時間花在製定目標、回顧進展、消除員工在努力完成工作時遇到的問題等活動上。

紀律處分的目的和進展

從公司的角度來看，員工的訓斥表明公司正在與員工合作以幫助其改進。同時，公司記錄了其對員工表現越來越不滿意的情况，以及越來越不高興的情况與員工分享的事實。

書面的員工訓斥表明，如果員工的表現問題仍然沒有得到糾正，他們也會被告知這些問題及其後果。這就是為什麼雇主要求雇員簽署一份文件，表明他們已經閱讀並理解了文件的內容。

在申斥信之後，根據公司的紀律處分政策，額外的步驟可以包括隨後的申斥信以及伴隨的處罰，例如無薪休假日。

如果首長相信員工可以在紀律處分過程中的任何時間，最好是在第一封訓誡信發出之前，提高其績效，則首長可以提出績效改進計畫。

績效改進計畫是一份更正式、更詳細的文件，包含目標、期望和時間表，首長有機會向表現不佳的員工傳達明確的工作和績效期望。當一名員工處於績效改進計畫狀態時，該員工通常每週或兩周與經理會面，並經常與HR員工會面，以記錄績效改進的進展情况。

紀律處分，比如員工訓斥，如果員工注意到了這條資訊，就可能是雙贏的。如果雇員沒有這樣做，公司和經理已經有效地保護了他們的利益和表現令人滿意的雇員的利益。

其目的是防止員工士氣受到不履行其職責的員工的負面影響。事實上，沒有什麼比必須和一個沒有表現的員工一起工作對表現出色的員工有更大的影響。如果他們看到這名雇員有資格獲得他們所得到的相同的加薪和津貼，這一點尤其正確。

員工紀律處分應考慮的問題。

· 作為與員工溝通的工具，員工訓斥必須公平。雇主需要確保他們正在適當地使用這一工具，並確保為有效和成功地使用這一工具存在某些條件。

· 必須有員工工作描述，說明員工受到訓斥所需的績效領域。如果問題表現發生在非必要的工作功能中，則需要考慮或重寫工作描述。

· 員工訓斥必須符合員工手冊中描述的紀律處分流程。寫得好的員工手冊提出了潜在的紀律處分措施，但根據員工的行為或表現的情况，允許雇主自由選擇。

· 不應承諾或視為必要的紀律處分。一份必要的紀律處分清單限制了雇主解雇不履行職責的雇員的能力。它們可能會讓律師感到高興，但會給表現不佳的員工、同事和組織帶來不必要的痛苦。

· 公司以往的做法，在與其他員工類似的情况下，必須與當前員工的訓斥保持一致。如果受保護群體的雇員在紀律處分案件中任職人數過多，不一致可能成為指控歧視的理由。如果你發現了這一點，重新審視你的招聘做法、政策和任何其他可能成為歧視性待遇紅旗的招聘做法。

· 所採取的懲戒措施的程度或類型符合員工績效問題。當員工違反規則和政策是問題時，選擇是有限的。

· 重要的是，除了在類似情况下的一致性之外，還要努力使紀律處分“與罪行相適應”。

員工訓斥，作為一系列紀律處分的一部分，可以幫助員工提高績效，重新加入績效員工的行列。