2015年10月14日 星期三

第一次擔任主管

哇,你被老闆賞識,被提拔擔任主管了,恭喜你!

無論它的職稱是組長或是經理,真不容易,這是你人生第一次擔任主管。從今天起,很多都變化了,再也和以前不一樣了。你有必要調整自己了。

被提拔為人生的第一個主管,並並不代表你會比以前工作的更辛苦,但是你至少必須要能夠自製。你必須自覺,從今天起大家對你的期待都和以往不一樣了。你所需要注意的內容和以往不一樣了,你和以前的同事的關係也和以往不同了。

作為一名新主管,你必須和以前一起工作的同事設定一個界限。雖然你們之間仍然可以維持朋友關係,但是你必須保持一個距離,以便顯示出你的權威與職權。你不需要很刻意的這樣做,但是你必須認知從今天起你有必要讓別人尊重你的新職位。

對於這些以前一起共事很長時間的同事來說,他們可能感到有些不適應看待你是主管。但是,你的新職位要求你扛起必要的責任,你必須分配工作並評估他們的工作績效。和以往不同,從現在開始,你必須做一些很艱難的決定,而有些是這些老同事不一定會欣然接受的。這是一個新的關係,但是你最好自己最好快點適應,愈快愈好。

如何開始你的新主管職務?

建議你先安排一個和你的上級老闆的一對一的會談,讓自己明白以下內容:
  1. 你老闆對你新主管職位的期待,要求你如何表現?
  2. 這個部門的長期與短期的策略計畫
  3. 很重要的,他提拔你擔任新主管,一定有什麼他認為必須和以往不同的改變,那些關鍵是必須採取行動的?
  4. 他的構想行動是什麼?他希望如何產生結果?
  5. 有那些資源他認為可以改進這個部門的發展?
  6. 你如何可以獲得上級與公司其他部門的支持?
這個和老闆的對話形式與氛圍,將會和你以往和他交談很不一樣。雖然你以往可能也會聽到有關公司對這個部門的一些策略想法,但是如今這個任務要放在你肩頭了,你有必要表現得很專業。你必須展示你有專業的知識與能力,並激勵自己去達成新使命。
在和老闆交談過後,你下一步必須以新任主管的角色來審視這個部門,你要聽取部門其他人的意見,告訴你什麼是行得通的,什麼是不可行的。許多新主管會急功近利,採取過激的行動,忽略了這些聲音,而導致一出師就失敗。當然,這些老員工或許還沉迷於過去的工作形式,而這也是你的老闆要你來採取新作為來改進的。但是你自己尚未完全進入狀況,不能操之過急。

你必須建立起一個開放式對話的氛圍,針對這個部門,或是某特定員工的情況,進行溝通。這樣,他們會感覺受到尊重並開始接受你的理念。他們給你的回饋,會比你要求他們的還要多,更有價值。

在你實施任何新計畫,做任何改變前,先建立和這些部門員工的新關係,讓他們參與到你的成長與學習過程中。在你檢視過他們的人事檔案,他們以往的工作績效,以及工作方式後,約他們和你一個個的會談,讓他們確實開始對你報告,建立起你的權威地位。如此,你可以依照你的新計畫,請他們開始做必要的改變。

你可以和他們談談他們以往的作法,瞭解他們以後達成什麼目標。你可以問他們需要你如何協助。但是最重要的是,讓他們知道你對他們的期待是什麼。如同你必須問你的老闆他希望你怎麼做,你的屬下也會想要知道你想要怎麼做。如果他們不清楚你的想法,如何能夠讓這個部門成功運作呢?

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